La société VIP s'appuie sur 4D pour construire sa base de données et ses interfaces web

Pour doubler son chiffre d'affaires, la PME rationalise son organisation et modernise son offre grâce aux technologies 4D.

Besoins

VIP a misé sur 4D pour construire sur mesure sa base de données et ses interfaces web. Créée en 1968, VIP est à l'origine du concept d'agent de licences. Elle fait le lien entre auteurs d'œuvres artistiques ou de personnages de dessins animés (les ayants droit) et les entreprises, fabricants et distributeurs (les licenciés) qui souhaitent utiliser ces œuvres ou ces personnages. Ce lien, est une garantie de respect et de qualité de l'image et implique aussi des redevances : par exemple, pour imprimer la Panthère rose sur un T-shirt ou immortaliser Marilyn Monroe sur porcelaine, les concepteurs, fabricants et distributeurs de ces produits doivent obtenir les autorisations nécessaires et payer les droits d'image dus.Pour redresser l'entreprise, avec en perspective le doublement du chiffre d'affaires d'ici 2011, la stratégie doit s'échafauder sur plusieurs années. Pour Grégoire Parcollet, la première étape consiste à mettre en place une solution logicielle pour gérer toutes les licences et assurer des interfaces automatisées avec les interlocuteurs externes de la PME. « Pour nous positionner vis-à-vis de la concurrence, il nous fallait des outils plus aiguisés, plus efficaces car la gestion des licences repose sur une multitude de tâches administratives. » explique Grégoire Parcollet. En effet, jusqu'en 2008, elles étaient réalisées manuellement : recueillir les volumes de ventes par région et par produit, les analyser, établir les déclarations pour les autorités fiscales, adresser un reporting aux ayants droit. Autant de tâches répétitives sans valeur ajoutée auxquelles s'ajoutent de multiples étapes intermédiaires liées notamment à l'usage de l'image. Grégoire Parcollet a confié son cahier des charges à Olivier Drut, Développeur expert 4D. « Entre la réception du cahier des charges et la première livraison d'un prototype, il s'est passé un mois » confie ce dernier. S'ajoutent à cela quelques semaines pour la mise au point et pour développer les autres modules nécessaires. Par ailleurs, Grégoire Parcollet a largement apprécié la souplesse du développement 4D. « Certaines SSII me demandaient un cahier des charges extrêmement précis. Une PME n'a pas le temps de passer des mois sur un tel travail préparatoire ! En quatre mois, les applications internes de VIP étaient opérationnelles. Avec un immense avantage : le 100% sur mesure.Avec 4D Server et 7 connexions, la PME dispose aujourd'hui d'un outil informatique taillé à sa mesure, qui :- assure l'ensemble des tâches administratives : paie, trésorerie…- prend en charge les contrats de licences sous le double angle : ayants droit et licenciés.- assure la gestion complète des droits et des images de 9000 références produits. L'application restitue également les ventes par licencié, ainsi que les comptes rendus pour les ayants droit : nombre de produits vendus par marché, campagnes promotionnelles en cours… Ces informations sont rafraîchies chaque nuit et permettent ainsi un reporting quotidien.Equivalent au prix d'une solution du marché, le coût des applications 4D de VIP (licences et développement compris) s'est trouvé amorti dès les premières mesures de réorganisation. Si les applications 4D représentent le travail d'une dizaine de personnes dont le profil essentiellement administratif n'était plus adapté aux nécessités de l'entreprise, elles redonnent aussi à la PME un dynamisme propre à la relancer. D'ici la fin de l'année 2009, elle embauchera deux nouveaux profils, commerciaux cette fois-ci.Grâce à l'application, la remontée des ventes par produit, par contrat, par ayant droit, se fera automatiquement, avec ce double avantage : libérée des tâches administratives, l'équipe VIP pourra se concentrer sur son développement commercial. Le reporting désormais quotidien sera un sérieux argument face aux pratiques mensuelles de la concurrence. Le fait d'être accueilli dans un environnement entièrement personnalisé contribuera également à la séduction de l'offre VIP