EasyVista : un outil structurant pour gérer l'informatique de la ville de Lausanne

L'organisation informatique de la Ville de Lausanne est assez décentralisée. En effet, la ville est organisée en 7 directions. Elle inclut la direction Administrative Générale et des Finances (dont fait partie le Service de l'Organisation et de l'Informatique, SOI), qui a un rôle transversal de coordination, et 6 directions métier : éducation, culture, santé, environnement, etc

Besoins

Dans cette organisation EasyVista est une solution transverse, utilisée par le SOI et par les directions métier. EasyVista permet de fédérer les actions de support aux postes de travail menées par près de 150 personnes, réparties entre les directions métier (90 correspondants informatiques) et le SOI (50 à 60 personnes qui assurent le Service Desk et le support informatique interne à la direction transversale).Une mise en œuvre rapide dans un contexte délicat, avec l'aide de la société LANexpertEasyVista a été mis en place en remplacement d'une solution de Gestion de Parc qui devait évoluer vers la mise en œuvre d'un Service Desk, évolution qui ne s'est jamais faite et qui après 6 mois de travail a poussé la Ville de Lausanne à remettre en cause son choix initial. « Convaincre la direction du bien fondé de la décision d'abandonner l'ancienne solution n'a pas été chose aisée » précise Monsieur Kirchhofer, CTO de la Ville de Lausanne. La décision de sélectionner une nouvelle solution a été confortée par la difficulté d'évolution, les problèmes d'ergonomie et de lenteur, sans mentionner les problèmes de support, que posait l'ancien produit.C'est donc en septembre 2006 que la décision de changement est arrêtée. Un appel d'offres est alors lancé et suite à des visites de sites d'autres entreprises, EasyVista a retenu l'attention de l'équipe de Monsieur Kirchhofer. Fin 2006, EasyVista, mis en œuvre par LANexpert, est retenu. Afin de garantir une gestion optimale du changement, un « Proof of Concept » est organisé début décembre 2006 pour tester grandeur nature les modules EasyVista Discovery, EasyVista Asset Management et EasyVista Service Management au sein de la direction transversale de la Ville de Lausanne. Ce test s'avère concluant et une décision adjudicative est rendue en janvier 2007.Le projet démarre mi mars 2007, par une réflexion approfondie sur la façon dont l'ensemble de la solution sera mis en œuvre, et par le début du déploiement d'EasyVista Discovery et d'EasyVista Asset Management.Grace au transfert de compétences réalisé par LANexpert lors de la mise en œuvre d'EasyVista, EasyVista Discovery et EasyVista Asset Management sont opérationnels dès la fin juin 2007 et gérés par les équipes de la Ville de Lausanne. Le Service Desk est ensuite implémenté en octobre 2007.En parallèle de la mise en place technique de la solution, un plan de communication a été mis en œuvre pour favoriser l'acceptation d'EasyVista par les 90 correspondants informatiques de la Ville. L'un des points essentiels a été de leur faire comprendre que la mise à jour des données et leur suivi sont essentiels. En effet l'un des rôles des correspondants étant la mise à jour du parc informatique, il était capital de recueillir leur adhésion sur ce point, d'autant que l'expérience malheureuse qui a précédé la mise en place d'EasyVista avait entrainé une attitude de défiance de leur part.EasyVista : au cœur du suivi des services informatiques délivrés par la Ville de LausanneAujourd'hui le portail EasyVista Self Service est ouvert aux 4 500 utilisateurs de la Ville de Lausanne. Ils peuvent ainsi suivre en temps réel le traitement des incidents qu'ils ont transmis au SOI ou aux directions métier. Les correspondants informatiques réalisent aujourd'hui qu'ils disposent d'une solution globale qui leur apporte une valeur ajoutée visible dans leur travail quotidien. Leurs retours sont très positifs quant aux performances, à la richesse des informations disponibles et à la simplicité d'utilisation d'EasyVista.