Areva gère en mode ASP ses déplacements professionnels avec Ulysse T&E

Le groupe Areva, a choisi en octobre 2007 Ulysse Travel & Expenses pour gérer en ligne les 200 000 déplacements annuels des collaborateurs de toutes ses entités. Objectifs du projet : harmonisation des processus, amélioration du contrôle interne à l'aide d'une solution innovante en mode ASP, conviviale et adaptable.

Besoins

Créé en 2001, le groupe Areva est composé d'un grand nombre de sociétés, ayant des systèmes d'information propres et des cultures d'entreprise différentes. Une situation que le groupe entend faire évoluer grâce à une stratégie de convergence en lançant des projets transverses afin de mettre en place des règles de gestion et des solutions communes à toutes les sociétés du groupe, notamment pour la gestion des voyages d'affaires.Pour une gestion automatisée des 200 000 déplacements par an, en France, à l'international, et intra-internationaux.C'est à l'issue d'un appel d'offres international lancé début 2006, que la solution ULYSSE T&E d'Etap-On-Line est retenue. « ULYSSE T&E répondait très bien à notre cahier des charges, et toutes les équipes impliquées ont été convaincues : comptables, informaticiens, acheteurs et ressources humaines ». Au-delà des critères strictement fonctionnels, les équipes Areva ont apprécié la convivialité et l'ergonomie de l'outil. « Cet aspect est d'autant plus important que nous souhaitions que les collaborateurs saisissent eux-mêmes les informations relatives à leurs déplacements », ajoute Jean-Luc Martel, Responsable du déploiement ULYSSE T&E chez Areva.En 2007, les équipes d'Areva ont travaillé à la définition du core model. « Nous voulions disposer d'un paramétrage le plus standard possible, afin que l'outil s'adapte aux différences d'organisation, de culture, et de systèmes d'information. L'objectif étant de le proposer à toutes les entités à travers le monde », indique Anne Vilain. Au sein d'une société « pilote », les équipes ont rédigé ensemble, , un plan projet détaillé. « Le plan projet prévoit tous les aspects d'un déploiement, depuis les interfaces à réaliser avec le système en place jusqu'au plan de communication visant à accompagner la conduite du changement », précise Jean-Luc Martel.Le déploiement de la solution pour les 800 collaborateurs du siège, en octobre 2007, a permis de valider les choix fonctionnels et techniques. « Nous avons décidé d'opter pour l'ASP, avec à la clé des coûts maîtrisés, des mises à jour effectuées par notre prestataire en toute transparence, et beaucoup de temps gagné », explique Anne Vilain. Les collaborateurs se connectent directement à ULYSSE T&E sur www.ulyssetravel.com. « L'outil est très bien adapté à notre organisation, avec des workflows parfaitement respectés. Les délais de validation se trouvent nettement raccourcis et tous les ordres de mission reçus par l'agence sont signés électroniquement », ajoute Jean-Luc Martel. En outre la solution est interfacée avec les agences de voyages et les loueurs de voitures, ce qui permet une facturation centralisée. Enfin, la sécurisation des flux et des processus garantit l'application de la politique voyages.Fort de cette réussite, le groupe Areva a établi un calendrier de déploiement pour toutes ses filiales. Après l'analyse d'écart par l'équipe projet, entre les besoins et le core model proposé. Etap-On-Line adapte le paramétrage aux contraintes locales, par exemple les différences fiscales entre les pays ». L'objectif est d'intégrer ULYSSE T&E dans l'ensemble des pays où le groupe est présent. « Deux tiers des sociétés françaises basculeront en 2008, et AREVA T&D a commencé à déployer la solution à l'international. En plus d'un confort extraordinaire en termes de maintenance, le mode ASP permet des déploiements très rapides ».A terme, la direction corporate obtiendra des états de reporting facilitant le contrôle interne et la politique des achats. « Et nous envisageons également de mettre à profit la grande ouverture de ULYSSE T&E pour utiliser des solutions de réservation en ligne » conclut Anne Vilain.