Comment est-il possible de garantir la protection des données corporate, ainsi que la productivité des équipes, à l’heure où ces dernières peuvent travailler depuis n’importe où, quel que soit le terminal mobile utilisé ? Commvault, spécialiste de la protection des données et de la gestion de l’information, ouvre pour Solutions IT nos nouveaux « Bonnes pratiques ».

1 Avoir une approche centralisée

En sauvegardant toutes les données au même endroit, les solutions de sauvegarde permettent à l’utilisateur final, qui dispose des droits d’accès, de retrouver et restaurer ses fichiers depuis n’importe quelle sauvegarde sans avoir besoin de faire appel à l’administrateur, grâce à une console web ou une application mobile.

2 Contrôler les sauvegardes à distance

Les solutions de sauvegarde doivent proposer une fonctionnalité permettant aux salariés qui ne sont pas physiquement présents dans l’entreprise d’opérer des sauvegardes à distance, le tout sans impacter leur activité quotidienne. Ainsi, les fichiers créés ou modifiés, quel que soit le terminal utilisé, sont sauvegardés et rassemblés dans la même infrastructure de sauvegarde et de récupération que les documents créés à l’intérieur de l’entreprise. Cela permet de faciliter la récupération et améliore la protection des données ainsi que l’efficacité des collaborateurs.

3 Configurer un accès en libre-service pour les collaborateurs

Un accès en libre-service donne plus de pouvoir aux utilisateurs et libère du temps au département IT qui peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela leur permet de naviguer, chercher et retrouver les fichiers depuis un référentiel centralisé, en évitant la lourdeur et les coûts d’un centre d’assistance, tout en améliorant la productivité en réduisant le temps nécessaire pour retrouver ses documents.

4 Mettre en place une synchronisation automatique pour réduire les risques

La synchronisation automatique, proposée par certaines solutions de sauvegarde et de récupération de données, permet de sauvegarder les données depuis différents systèmes utilisés par les salariés en évitant de le faire manuellement. Ainsi les versions les plus à jour sont toujours disponibles quel que soit le terminal utilisé. Ceci évite d’utiliser des services de partage de fichiers externes et réduit l’exposition des données corporate à des risques inutiles.

5 Continuer à miser sur la collaboration

La collaboration est au cœur des processus métier. Une bonne collaboration améliore la productivité. Les stratégies de sauvegarde doivent donc être construite en prenant en compte cette composante. En envoyant un lien vers le fichier, cela permet d’avoir un document sécurisé. Les parties prenantes peuvent ainsi rapidement et simplement le modifier de façon sécurisée sans avoir à le mettre en pièce-jointe, ce qui peut être très utile pour les fichiers lourds.

6 Proposer des espaces Cloud personnalisés

En utilisant un système centralisé, la solution de sauvegarde peut proposer à chaque salarié un espace de données dans le Cloud permettant d’accéder, de modifier et de télécharger des documents tout en les sécurisant même pour une utilisation depuis un mobile. Cet accès par le Cloud permet aussi de chercher, synchroniser et de partager leurs contenus tout en évoluant dans un environnement répondant à la politique de sécurité corporate de l’entreprise.

7 Encrypter les données

En proposant aux salariés d’accéder aux données depuis n’importe quel terminal, il est primordial que la solution de sauvegarde sélectionnée supporte l’encryptage. Les fonctionnalités de suppression à distance et la possibilité de crypter les données sur le terminal de l’utilisateur, lors de l’envoi des données sur le datacenter permettent, entre autre, de protéger les données corporate si un terminal est perdu ou compromis.

8 Automatiser les tâches quotidiennes

Même si l’utilisateur final peut avoir accès et faire des modifications dans le système de sauvegarde, l’entreprise doit garder le contrôle de la solution de sauvegarde et de récupération pour pouvoir automatiser certaines tâches. Les politiques et les flux de données doivent être personnalisés et déployés sur de nombreux terminaux pour pouvoir automatiser la recherche de nouveaux terminaux et installer directement des agents de sauvegarde pour une protection efficace.

9 Avoir une vue holistique des données

Pour de nombreuses organisations, les données finales des utilisateurs sont un mystère en terme d’opportunités, mais aussi de risques. En utilisant une solution de sauvegarde de données sophistiquée, les entreprises peuvent rechercher de nombreuses données à travers l’entreprise. Non seulement les utilisateurs peuvent chercher rapidement leurs données et documents, mais les départements IT, RH, commercial ou juridique peuvent également avoir accès aux données des salariés pour pouvoir traiter rapidement un litige, répondre à une demande urgente ou encore dans le cadre d’un audit.

10 Gagner en intelligence par la sauvegarde

En donnant ainsi accès à l’ensemble des données de l’entreprise aux salariés, les solutions de sauvegardes et de récupération de données permettent aux organisations de gagner en intelligence et facilite les prises de décisions stratégiques mais aussi opérationnelle. Avec des fonctionnalités de reporting et d’analyses poussées, ces solutions aideront les entreprises à atteindre leurs objectifs de délivrer des services IT-as-a-service, d’anticiper les coûts de l’infrastructure IT et d’audit.