Malgré l’avènement des emails, les échanges de courrier papier restent nombreux. Si la digitalisation des salles courrier est en cours ou déjà en place dans beaucoup d’organisations, selon Alexis Vernières, Vice President, Sales – Italy, France & Iberia, Kofax, leur véritable efficacité repose sur un triptyque incluant l’automatisation, la structuration des données non structurées et l’orchestration intelligente de flux de données dans les applications métiers.
Les salles courrier, encore nombreuses
Petit à petit, la digitalisation grignote des pans d’activités encore « physiques » il y a peu. Les échanges quotidiens de mails en témoignent. Pour autant, nombreux sont encore les métiers pour lesquels l’échange de courrier papier reste indispensable (ou souhaité) pour des raisons contractuelles ou encore pour respecter une obligation légale de disposer de documents originaux : bons de commande, contrats, ordonnances, factures, documents d’assurance, de prêts bancaires, etc.
Aujourd’hui encore, les salles courrier sont très actives dans beaucoup d’organisations et de nombreuses étapes de leur activité peut être digitalisée et/ou automatisée.
Pour les salles courrier qui sont déjà numériques, l’étape suivante est de s’étendre aux flux digitaux, notamment via le traitement des documents entrants par mail ou par les portails externes de l’entreprise.
Les résultats sont spectaculaires en termes de performances, de réduction des coûts, d’amélioration de la sécurité et d’amélioration de l’expérience utilisateur, sans compter une meilleure exploitation des données et informations.
L’intégration au système d’information, vecteur d’accélération
Numériser le courrier papier entrant est un processus maîtrisé depuis longtemps. Les véritables défis sont la gestion des échanges d’une part, et l’intégration des informations ainsi recueillies au SI d’autre part. Deux défis relevés aujourd’hui par le principe du low code, accessible aux « développeurs métier ».
En effet, lorsqu’elle peut compter sur un développeur métier, la salle courrier numérique dernière génération identifie des flux qui ne lui était pas accessible précédemment et accélère son intégration dans l’entreprise. Grâce à ces technologies, elle achemine plus facilement le courrier aux employés, gère les réponses avec plus d’efficacité et transfère les données transactionnelles aux équipes opérationnelles, selon un processus automatisé entièrement sécurisé. En complément, les plateformes low-code et leurs connecteurs préconfigurés élargissent le champ d’action des développeurs métier (en favorisant les démarches agiles et en augmentant la capacité de réponse du service informatique), et leur offrent une véritable « plateforme unifiée » qui orchestre l’ensemble des processus.
De cette façon, le projet de digitalisation de la salle de courrier peut être mené en continu et s’intégrer aisément à tous les processus numériques de l’entreprise.
Intelligence et RPA : l’étape suivante
S’il s’agit déjà d’une grande réussite, la phase 1 de la digitalisation des salles courrier ne constitue qu’une étape, où les processus manuels restent nombreux sur l’ensemble des cas d’usage. Or, la valeur ajoutée de l’intervention humaine repose avant tout sur la gestion des cas particuliers et complexes.
Pour le reste, la digitalisation des salles courrier peut aller plus loin et s’appuyer sur l’intelligence documentaire, qui repose sur la capture cognitive et l’intelligence artificielle (IA) pour convertir les données non structurées en informations structurées. L’IA et l’automatisation de processus intégrés (traitement de langage naturel, machine learning, capture mobile, développement low-code, etc.) optimise le traitement des documents en front-office et en back-office.
Une intelligence artificielle qui facilite en outre l’intégration des données dans les applications métiers, les logiciels et les bases de données de l’entreprise, permettant dès lors une exploitation des données en toute sécurité, l’accélération du processus d’automatisation et la maximisation des gains d’efficacité.
