Pour Xavier Doulaud, Country Manager France de SER Group, un éditeur européen de logiciels de gestion de contenu d’entreprise, l’année 2021 s’inscrit comme la première année d’une nouvelle réalité, où la grande majorité des entreprises a accéléré sa transformation numérique. Avec l’essor du télétravail, qui transforme les méthodes de collaboration et les flux de travail au sein des entreprises et sur l’ensemble de la chaîne logistique, il est essentiel à ses yeux de repenser les processus de gestion des documents. Ainsi dans une étude de marché sur la signature numérique publiée en décembre 2020, Gartner faisait le constat suivant : « Une fois qu’une entreprise passe des processus sur papier à des flux de travail numériques, ceux-ci deviennent la “nouvelle réalité” ».
Dans le cadre de cette transformation, le processus de transition numérique et les stratégies de gestion des processus doivent également se pencher sur les contrats et différents accords écrits qui encadrent les relations commerciales et juridiques des entreprises. Alors, la flexibilité et l’agilité sont au cœur des préoccupations pour s’adapter à la nouvelle donne, qui a transformé les méthodes de travail. Il est tout aussi essentiel qu’une adaptabilité similaire concernant les contrats et documents juridiques soit désormais de mise, qu’ils agissent des contrats de travail, des contrats immobiliers, des contrats de licence logicielle ou encore des contrats-cadres qui régissent les relations commerciales.
Simplification, optimisation et flexibilité
Selon l’International Association for Contract & Commercial Management, l’insuffisance ou l’absence d’un système de gestion des contrats coûte en moyenne aux entreprises 9 % de leur chiffre d’affaires annuel. Or, grâce aux outils de gestion numérique, de telles pertes peuvent être évitées en offrant un accès centralisé aux données contractuelles. Cette approche permet d’éviter la création de silos de données et de rassembler toutes les informations relatives au contrat au même endroit, facilitant ainsi l’accès des différents services aux données en question. Près de 68 % des services juridiques interrogés dans le cadre d’une étude menée par Paradoxes Inc. estiment également que la « numérisation des processus manuels » constitue une priorité urgente.
L’un des avantages majeurs d’un système de gestion numérique des contrats réside dans la simplification et la rationalisation des processus tout au long du cycle de vie du document. Les systèmes d’archivages centralisés améliorent la visibilité de l’ensemble des parties prenantes, de l’élaboration à l’archivage, en passant par la négociation, le versionnage, les modifications, les avenants, la signature et la résiliation. Ainsi, chaque service d’une entreprise qui en a besoin peut accéder à toutes les informations relatives à un accord et à l’ensemble des documents afférents, ce qui facilite grandement le partage d’informations, y compris avec les tiers.
Une étude de DocuSign a notamment démontré que 33 % des collaborateurs estiment que la négociation des contrats prend plus de 30 heures, en raison des différentes modifications, renégociations et allers-retours qui conditionnent leur écriture. Un système de gestion numérique permet par conséquent d’accélérer ces processus, tout en offrant davantage de flexibilité et d’adaptabilité pour s’adapter à un contexte en pleine évolution, et modifier les termes d’un accord en faisant preuve de transparence.
Sécurité, conformité et réduction des risques
Face à la multiplication des cybermenaces, il est également essentiel de préserver l’ensemble des documents et des informations confidentielles des entreprises. À cet effet, les solutions de gestion numérique des contrats centralisées offrent la possibilité de contrôler et de limiter l’accès aux documents pour réduire ces risques, tout en garantissant la traçabilité de l’ensemble des opérations et documents qui sont liés aux contrats. De plus, ces outils permettent de créer des salles virtuelles sécurisées dédiées à la signature électronique des contrats, grâce à la mise en place d’interfaces compatibles avec des solutions spécialisées dans la signature électronique.
Par ailleurs, 63 % des services en charge des ventes déclarent que les contrats doivent être souvent renégociés en raison d’erreurs humaines et de saisie de données. Les applications de gestion numérique des contrats peuvent également être intégrées à d’autres systèmes, comme SAP ou Microsoft Office, ce qui permet de travailler sur les données directement au sein d’une application spécialisée ou dans Microsoft Office, sans que les utilisateurs soient obligés de passer de l’une à l’autre et de réduire ainsi les risques d’erreurs. La capacité à mettre automatiquement à jour les données au sein de chaque application est un atout qui permet de s’assurer que des informations erronées ne se retrouvent pas sur d’autres applications.
La mondialisation implique une complexification des contrats souvent multilingues et sous-tendus par différents systèmes juridiques et autres cadres réglementaires, comme le RGPD par exemple. L’amélioration de la visibilité, de la flexibilité ou la rationalisation des processus liée à la mise en place d’un système de gestion des contrats permettent aux entreprises de bénéficier d’une vision à 360° des documents, tout au long de leur cycle de vie, et ce, jusqu’à leur archivage. Ainsi, les services en charge de la conformité sont en mesure de s’assurer plus facilement du respect des cadres réglementaires et juridiques qui régulent les dispositions contractuelles.
Désormais, la complexité des processus relatifs aux contrats – de l’écriture à la signature, en passant par la révision ou les avenants – oblige les entreprises à s’éloigner des processus manuels chronophages pour s’adapter à la nouvelle réalité. Le besoin de se doter d’une solution de gestion numérique des contrats pour simplifier les processus, garantir la fluidité des flux de travail, assurer la sécurité et limiter les risques, se fait de plus en plus pressant. Les avantages qui en découlent sont nombreux et permettent aux entreprises d’opérer leur transformation numérique sans être ralenties par des processus et une stratégie de gestion des contrats peu adaptés à ce « nouveau » monde.
