Les solutions de communications unifiées en tant que service (UCaaS) fonctionnent partout, peu importe d’où travaillent les collaborateurs, leur permettant ainsi d’utiliser une seule application avec un identifiant unique pour tous leurs besoins de communication, explique Julien Rio, directeur marketing de RingCentral France.
Alors que le télétravail devient, à nouveau, indispensable pour assurer la continuité des activités en cette année 2020, les entreprises se voient encore confrontées à de nombreux obstacles, principalement techniques. Ainsi, améliorer les outils IT est désormais une priorité pour 39 % des dirigeants selon une étude de Future of Work. De son côté, Bodet Software a révélé que 72 % des dirigeants français font davantage confiance au télétravail et 78 % d’entre eux pensent que le télétravail sera davantage accordé aux salariés de leur entreprise, dans le futur. Une tendance déjà fortement observée chez les géants américains
de la tech, renforcée dans d’autres secteurs depuis le début de la crise Covid-19.
Pour garantir cette flexibilité du travail tout en permettant aux employés d’être productifs, les outils de collaboration jouent un rôle clé.
Aujourd’hui, quels sont les obstacles à une collaboration à distance efficace ?
Avec cette transition vers le travail à distance, la demande d’outils de communication a rapidement augmenté. Pour preuve, en mars 2020, les téléchargements d’applications professionnelles (vidéoconférences, messagerie d’équipe, etc.) ont augmenté de 90 % par rapport à l’année précédente. Devenus essentiels pour que les employés puissent collaborer efficacement avec leurs équipes depuis leur domicile, ces outils ont néanmoins été un peu négligés par les entreprises.
En effet, beaucoup de sociétés ont dû s’appuyer sur des solutions technologiques temporaires lors du premier confinement, afin de répondre au plus vite aux besoins de leurs collaborateurs pour le maintien de leurs activités.
Ces solutions ne sont pas toujours optimisées pour fonctionner en synergie et répondre aux enjeux techniques à long terme. L’une des plus grandes problématiques repose notamment sur la surabondance d’outils. Disposer d’une application pour chaque mode de communication – messagerie d’équipe, visioconférence et téléphonie – signifie que les employés doivent gérer plusieurs interfaces en même temps. Plusieurs études montrent que 68 % des employés utilisent environ 10 applications différentes dans la même heure, et ce chiffre monte jusqu’à 15 pour certains employés ! Cette accumulation d’outils nuit non seulement à l’attention des employés, entraînant une baisse de productivité, mais également de la fatigue et du stress.
Un autre obstacle courant porte sur l’utilisation de systèmes sur site, ceux-ci ne fonctionnant que lorsque les salariés sont dans les bureaux. Cette problématique oblige les équipes en distanciel à utiliser des numéros de téléphone externes et d’autres applications pour envoyer des SMS, parler ou collaborer par vidéo, représentant un frein important au
déploiement fluide et agile du télétravail.
Des applications multiples peuvent également causer des difficultés pour les équipes informatiques, sur le long terme. En effet, les besoins organisationnels évoluent constamment et l’intégration de plusieurs solutions les unes avec les autres peut se révéler très complexe, même pour des spécialistes. Cela oblige également à travailler avec plusieurs fournisseurs de solutions, générant des coûts plus élevés et très souvent des problèmes de maintenance ou de compatibilité.
Faciliter les communications grâce au UCaaS
C’est désormais une évidence, le cloud apporte aux entreprises de la flexibilité pour collaborer efficacement à distance. Les solutions de communications unifiées en tant que service (UCaaS) fonctionnent partout, peu importe d’où travaillent les collaborateurs, leur permettant ainsi d’utiliser une seule application avec un identifiant unique pour tous
leurs besoins de communication.
Les solutions de communications unifiées permettent aux employés de passer sans effort de la messagerie d’équipe à la vidéoconférence et au téléphone dans le cloud, en un seul clic, au sein d’une seule et même interface. Ils peuvent donc gérer les appels de leur ligne professionnelle
partout et sur des créneaux horaires définis, leur évitant d’utiliser un numéro de téléphone personnel ou de recevoir des appels hors de leurs heures de travail.
Puisque tout est regroupé dans une même solution, les équipes informatiques peuvent facilement gérer les questions de compatibilité, d’évolutivité et de support avec un seul fournisseur. Le modèle cloud permet de réduire les coûts d’exploitation, d’adapter les services en fonction des besoins et de mettre en relation les équipes réparties à de multiples endroits.
Ces avantages ont fortement encouragé les entreprises à faire passer leurs plateformes de communication dans le cloud en adoptant le UCaaS pour la messagerie d’équipe intégrée, les appels et les réunions vidéo : plus de 35 % des entreprises utilisent aujourd’hui le UCaaS, contre 19,1 % en 2019.
Déployer rapidement grâce au cloud
Un des grands bénéfices des solutions cloud est qu’elles permettent aux entreprises d’effectuer une transition rapide et d’être opérationnelles sur une plateforme de communications unifiées en quelques jours.
Contrairement aux solutions sur site, le UCaaS ne nécessite pas d’installation physique, comme les serveurs ou téléphones, facilitant grandement le déploiement. Avec une simple connexion internet et un ordinateur, les employés peuvent rapidement commencer à communiquer et collaborer par de multiples canaux.
Les administrateurs peuvent, quant à eux, facilement gérer la maintenance et analyser l’activité des solutions de communication. Des actions telles que l’ajout de nouveaux utilisateurs ou de nouveaux numéros de téléphone peuvent se faire en quelques clics et sont opérationnels instantanément.
L’infrastructure du système de communication réside dans des centres de données sécurisés, redondants et géographiquement répartis, qui fournissent un service de qualité opérateur pour un tarif mensuel unique. Pour les entreprises ayant plusieurs sites, les économies sont encore plus importantes grâce à l’élimination des serveurs physiques et du matériel PBX.
Les technologies cloud jouent en effet un rôle crucial, permettant de travailler à distance et assurant aux entreprises la continuité des activités face aux événements imprévisibles, comme elles peuvent le vivre actuellement.
Alors que les entreprises se tournent vers des plans de reprise et de continuité, l’une des principales priorités est de garantir la productivité continue des équipes distribuées. Le constat global est que les employés peuvent assurer leurs missions avec succès, même en cas de fermeture forcée de bureaux. En adoptant une organisation flexible pour la collaboration et la communication, les entreprises se préparent à l’avenir et pérennisent les changements opérés cette année.
