Dans le cadre de son activité d’éditeur de logiciels mais aussi d’hébergeur, Mismo Informatique a mis en place un projet ERP – gestion à l’affaire chez Creative Ingenierie, dont le directeur administratif et financier Raphaël Doyen témoigne ici.
Créative Ingenierie, SSII bénéficiant du statut de Jeune Entreprise Innovante, a décidé un an après sa création de mettre en œuvre un ERP pour permettre à ses collaborateurs de se consacrer pleinement à leurs missions. Un objectif atteint à 100 % puisqu’aujourd’hui seulement deux collaboratrices s’occupent de la gestion administrative de cette entreprise de 110 salariés, ainsi que des trois autres structures du groupe Creative Core Business.
L’entreprise
Le groupe Creative Core Business, détenu à parité par ses deux fondateurs, Raphaël Doyen, à la tête de la direction administrative et financière du groupe, et Christophe Guillemot, en charge de la direction commerciale, se compose de quatre entreprises. Deux d’entre elles sont des entreprises créatrices de richesses : Creative Atlantique sur la région nantaise et Creative Ingenierie sur la région rennaise. Créée en 2008, Creative Ingenierie se différencie des autres acteurs du marché par son statut de Jeune Entreprise Innovante. Pour se positionner sur le marché ultra concurrentiel des SSII, Creative Ingénierie a misé, dès son origine, sur l’expertise et l’innovation et a ciblé des niches techniques. Alors qu’au début, Creative Ingenierie avait principalement une activité d’assistance technique, 40 % de l’activité de l’entreprise concerne aujourd’hui les prestations avec engagement de résultat. En même temps qu’elle a multiplié par plus de 4 son nombre de salariés entre 2008 et 2014, passant ainsi de 25 à 110 collaborateurs, Creative Ingenierie a élargi ses champs d’intervention. Elle est aujourd’hui présente dans les secteurs du multimédia, des telecoms, de l’automobile et de l’informatique tertiaire, ainsi que sur des évolutions d’infrastructure.
Les raisons du choix
Un an après sa création, Raphaël Doyen décide de mettre en place une solution de gestion d’entreprise. « J’ai souhaité mettre très rapidement en place des méthodes et des outils afin que les salariés de Creative Ingenierie puissent se centrer sur leur coeur de métier. Dans cette optique, nous avons sous-traité un maximum de taches administratives, où nous n’avions que peu de valeur ajoutée. Au fur et à mesure, il nous a semblé pertinent d’avoir une solution de gestion d’entreprise, tant pour l’avant-vente que pour l’après-vente. De ce constat, nous sommes partis en consultation et avons ‘benchmarké’ différentes solutions, dont celles de Mismo et de Cegid. Nous avons finalement opté pour l’ERP Athénéo de Mismo. Pourquoi ? Avec Mismo, nous avons senti que l’on ne nous vendait pas un produit sur ‘étagère’ mais, au contraire, un produit souple, capable de s’adapter à notre organisation. Lors de notre consultation, nous avons identifié deux approches au sein des éditeurs interrogés. La première consistait à nous dire que nous devions revoir nos process. La seconde approche, celle de Mismo, consistait à nous demander quels étaient nos process et à adapter l’ERP à notre organisation. Par ailleurs, nous avons eu avec Mismo un bon contact d’un point de vue technique. En avant-vente, nous avons eu un interlocuteur Mismo qui nous a présenté la solution et son architecture. Cela a fini de nous convaincre. »
Un développement étape par étape
Le déploiement commence en 2009. « Nous avons voulu y aller progressivement, précise Raphaël Doyen. Nous avons développé et testé les différents domaines fonctionnels d’Athénéo ERP un par un. Pour chaque module, nous nous sommes octroyé un temps de formation pour bien le maîtriser avant de passer au suivant. Nous avons amorcé le déploiement d’Athénéo par le CRM. Nous avons ensuite déployé la gestion commerciale, le SAV, que nous utilisons aujourd’hui pour la gestion des fiches qualité du parc, puis le portail et les modules de saisie des temps et des frais. Nous avons travaillé de concert avec le consultant Mismo, pendant tout le déploiement. En 2011, nous avons mis en oeuvre le module RH, dont les fonctionnalités sont aujourd’hui implémentées sur la même base que les autres modules Athénéo. Au sein de ce module, nous nous servons de tout ce qui a trait aux collaborateurs. Nous y centralisons les données personnelles et contractuelles des salariés. Nous utilisons aussi l’onglet Postes, où nous avons, d’une part, les catégories et, d’autre part, les salaires. Nous utilisons également le module Formation bien que nous n’utilisons que partiellement ses capacités. Nous allons prochainement mettre en place une interface entre notre solution de paie et la gestion des congés, que nous réalisons sous Athénéo ERP. Dans une optique d’efficacité et de simplification de l’organisation interne, qui est à la base du projet Athénéo, nous avons opté pour le mode Cloud. L’ERP est hébergé par Mismo au sein de son datacenter. »
Athénéo : un ERP adapté aux enjeux d’une SSII
« Depuis Athénéo, nous pouvons facturer automatiquement nos prestations. Dans le module Projet, nous imputons des actions à des prestations. Une fois ces actions réalisées, nous avons besoin de les facturer. Nous avons fait paramétrer un fonctionnel qui, depuis la prestation, nous permet de récupérer les temps, les prix associés aux temps, mais également les frais. Nous avons créé une typologie de frais – ceux facturables et ceux non facturables. Les collaborateurs saisissent les frais liés à un projet directement via leur portail. S’ensuit alors un circuit de validation, qui permet de définir le caractère de refacturabilité du frais. Une fois cette opération faite, ainsi que celle de réalisation des temps ou d’avancement projet, nous générons, par un simple clic, la facture sous Athénéo. Cela représente un gain de temps considérable pour notre activité ! Nous avons ainsi accès à un compte de résultats pour chaque prestation. D’un simple clic, nous mettons à jour tous les calculs de marge, ce qui nous permet d’obtenir une vue d’ensemble de la facturation mais aussi une vision par client. Le module de facturation après-vente est également bien adapté à notre activité de services. Sur la partie gestion de la facturation, nous avons accès à tout l’historique à partir d’une échéance. Par ailleurs, dans un contexte de multi-facturation, nous somme capables d’identifier l’avancement de la facturation sur une commande, et cela immédiatement. Nous venons tout juste de faire paramétrer par le consultant Mismo une nouvelle fonctionnalité permettant de planifier, à l’année, l’ensemble des prestations et des actions rattachées à un projet. La planification se fait maintenant en quelques minutes, versus plusieurs heures auparavant ! L’une des clés du succès du projet Athénéo, et notamment de la parfaite adéquation entre nos besoins et la solution, réside dans le savoir-faire du consultant. Nous avons toujours ressenti chez lui une compréhension de nos besoins et une réactivité dans la customisation. »
Un objectif rempli à 100 %
« Nous avons atteint notre objectif dans le sens où nous gérons, avec seulement deux collaboratrices, une société de 110 personnes, ainsi que trois autres structures, ce qui représente une charge administrative potentiellement conséquente. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus nous passer d’Athénéo ERP. Athénéo ERP a non seulement accompagné notre croissance – en 6 ans, nous sommes passés de 25 à 110 employés -, mais nous nous sommes aussi organisés autour de lui. Et si au début, cela exige beaucoup de travail, nous en récoltons aujourd’hui les fruits. Vis-à-vis de nos clients, de nos fournisseurs et de nos commissaires aux comptes, Athénéo ERP nous est précieux chaque fois que l’un d’entre eux nous demande un document. Par exemple, toutes nos pièces comptables y sont centralisées. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, nous pouvons sortir les documents si tôt demandés. C’est un confort d’organisation unique ! Et cela rassure nos interlocuteurs ! Grâce à Athénéo ERP, nous affichons une crédibilité peu commune pour une PME, conclut Raphaël Doyen. Avec Athénéo ERP, nous ne sommes pas seulement professionnels dans notre métier, nous le sommes également dans la gestion de notre entreprise. »
