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La Fédération Française de Gymnastique (FFGym) a attaqué sa transformation digitale en 2016. Les buts recherchés : restructurer l’organisation en repensant les pratiques et habitudes de travail, avec le numérique. L’ensemble du projet pilote de déploiement sera géré avec les outils Office 365, partagés entre la FFGym et son prestataire chargé du déploiement.
Le grand chamboulement est en cours à la FFGym. La transformation digitale fait partie des moyens clé de succès du nouveau mandat du président, James Blateau. Cette transformation est d’abord un projet organisationnel symbole de la volonté de professionnalisation de la FFGym, tant au niveau des équipes et du management que sur le plan des outils. C’est aussi un projet numérique collaboratif, au service du virage culturel de la FFGym : collaboration plus régulière, partage fluidifié des informations et des activités, accompagnement de l’ensemble des parties prenantes, quel que soit leur statut (personnel fédéral, cadres techniques, bénévoles…) et leur degré de sédentarisation. Le projet est ainsi un chantier important pour cette association qui a la taille d’une petite PME de 30 salariés en interne (personnel fédéral), et qui collabore avec plusieurs dizaines d’interlocuteurs du ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports, ainsi qu’avec des centaines de bénévoles répartis sur tout le territoire dans les clubs affiliés.
Un enjeu organisationnel majeur
Pour Jean Martinot, responsable des systèmes d’information de la FFG, la stratégie adoptée consiste à prévoir un véritable bond en avant pour l’organisation opérationnelle de la Fédération : « Nous sommes passés par une phase d’audit organisationnel et nous voulions passer du mode chacun dans son ordi au partage de documents pour limiter les ressaisies chronophages et sources d’erreur : Microsoft Office 365 nous a convaincus. Pour les enjeux stratégiques nous nous sommes penchés vers Pavlena Dobreva de ConvictionsRH, un cabinet spécialisé dans la transformation socialeRH et digitale de l’entreprise afin qu’elle nous aide à préparer une stratégie avec les autres outils qui nous intéressaient. Notre besoin immédiat concernait 100 utilisateurs. Pour le déploiement de la solution, nous avons eu un partenaire très réactif en la personne d’Emmanuel Kerhoz de ValorConseil qui a su trouver très rapidement la juste configuration pour assurer la migration optimale entre notre ancien système de messagerie et la nouvelle solution. »
Collaboratif : plusieurs outils prioritaires
Pour Pavlena Dobreva, « Réussir ce projet, c’est rythmer le déploiement et introduire progressivement le changement de manière à faciliter la transition de la FFGym du numérique au digital. Pour ce faire, trois phases clés ont été définies dans le cadre du déploiement pilote.
La première phase de la transition numérique de la FFGym porte sur la consolidation des bases en la matière, avec notamment les fonctionnalités clés proposées par Outlook, l’utilisation optimisée des outils du Pack Office (en ligne et sur poste de travail) et l’activation de OneDrive (le partage et l’accès à distance à des dossiers et fichiers, la collaboration à plusieurs et le suivi du travail de rédaction en simultané…). La deuxième phase du virage numérique consiste en l’ancrage de la solution Skype Professionnel dans les pratiques collaboratives pour créer l’habitude de travailler à distance, réduire les déplacements physiques et favoriser la compréhension de l’apport du travail dans un espace virtuel ». Enfin, la troisième et dernière phase du déploiement pilote permet, pour Pavlena Dobreva, « d’atteindre un niveau de maturité digitale suffisant pour gérer des projets, communiquer et partager en temps réel dans un espace virtuel (notamment via les outils Yammer et SharePoint)».
Pour Jean Martinot, le Réseau Social d’Entreprise Yammer intégré à la solution Office 365 est un outil très pertinent « pour organiser le partage d’informations entre des acteurs de la FFGym ». Pour Pavlena Dobreva, l’autre outil essentiel au virage digital de la Fédération, c’est SharePoint, qui « permet de gérer un projet dans sa globalité grâce à un espace de stockage de documents, un calendrier-planning partagé et la possibilité d’affecter des tâches à l’ensemble des personnes se partageant l’accès à l’espace SharePoint ».
