Or, pour des raisons de conformité, l’université souhaitait disposer d’un système fiable de recherche, pour gérer les cas de controverse, de fraude ou de contestation. Aussi en décembre 2006 commence-t-elle des tests pour changer de système d’archivage et de gestion des informations. Elle sélectionne la solution Integrated Archive Platform (IAP) d’HP, solution matérielle et logicielle basée sur les produits standard Proliant. C’est une plate-forme d’archivage de données évolutive. Chaque e-mail entrant ou sortant est automatiquement archivé sous un format unique, une fois passé le barrage des filtres anti-spam.
À l’été 2008, onze semaines ont été consacrées à archiver les données relatives aux 2500 adresses e-mail du personnel de l’université.
Le premier avantage est de disposer d’un système de recherche simple et efficace : une fois les paramètres de recherche entrés, la recherche s’effectue dans toutes les archives. Le second est la protection de l’intégrité des données, indispensable notamment en cas de recherche de preuves légales. Les données sont à l’abri d’accès non autorisés, grâce à un système de mots de passe à différents niveaux. “Cela fait partie des paramètres de notre système que de savoir qui recherche quelle donnée, et quand” souligne M. Liddell, responsable de la politique de développement de l’université.
L’université mène 25 à 35 investigations électroniques par an. Pour exemple, le temps mis à trouver tous les e-mails relatifs à un thème ou mot particulier est passé de quatorze jours à quelques heures.
