Un ROI de 12 mois

Une étude de l’AIIM (Association for Image and Information Management) intitulée “Document Scanning and Capture : local, central, outsource – what’s working best ?”, et conduite sur un panel d’entreprises de 10 à 5000 employés, pointait en 2009 des tendances toujours d’actualité. Près de 50% des répondants estimaient alors le ROI de la capture à 12 mois (68% en 18 mois et moins), ce qui est encore aujourd’hui le cas. Le rapport mettait aussi en avant que 30% des personnes interrogées sous-traitaient la numérisation, que 32% pensaient que la capture diminuait le recours à la photocopie tandis que 32% pensaient le contraire. Autres i n f o r m a t i o n s , 25% des documents numérisés avaient fait auparavant l’objet d’une photocopie et, en entreprise, la capture était avant tout distribuée, avant d’être centralisée et externalisée. L’enquête soulignait en outre la croissance de la capture mutualisée sur MFP par rapport aux scanners de bureau. Aujourd’hui, s’il n’y a pas de volonté de suppression des scanners de bureau, loin s’en faut, les multifonctions numérisent de plus en plus de documents. Pour autant, la fonction scan de ces solutions reste encore aujourd’hui largement sous-exploitée alors qu’elle est un atout sérieux permettant aux opérationnels métier de s’approprier la fonction capture. Important, le choix de la solution matérielle – scanner ou MFP – repose pour l’essentiel sur la volumétrie des documents : dès lors que le traitement dépasse la centaine de documents à numériser par jour, le scanner est souvent la meilleure alternative. Sans parler des rythmes élevés qui nécessitent obligatoirement des scanners de production. A ces solutions sont associées des applications de capture, standard ou spécifiques, qui favorisent l’accès au document, l’amélioration des processus et la mise en sûreté des informations, le tout avec pas ou peu de personnel et un coût de numérisation tiré vers le bas.