L’éditique est un facteur de réduction des coûts, par regroupement des impressions, regroupement des documents dans une même enveloppe, optimisation postale, permettant des réductions sur les tarifs. Elle apporte d’autres bénéfices plus qualitatifs : outre le gain de temps et la réduction des erreurs humaines, la certitude que chaque enveloppe arrive à bon port grâce à la traçabilité. Mais le retour sur investissement est surtout obtenu avec l’externalisation. D’où de nombreuses offres de type SaaS (Software as a Service), où la gestion des flux documentaires est fournie comme un service payé à l’usage. De fait, de nombreux acteurs spécialisés dans l’éditique proposent ce service. “Pour faire face à la complexité technologique, logistique et administrative, les entreprises recherchent une offre sous forme de service. Elles ne sont pas prêtes à investir en matériel et logiciel, d’où un certain engouement pour le service à la demande”, constate Jean-Michel Bérard. “Les petites entreprises, ayant de très petits flux de documents, sont intéressées par le service à la demande, avec tarification à la page (courrier, fax ou facture électronique).”
Le marché français de l’éditique externalisée représente 500 M€, d’après l’estimation du groupe La Poste. L’externalisation permet aux entreprises de bénéficier d’économies dans le cadre de la gestion de documents (peu d’investissement, pas de personnels dédiés, pas de maintenance applicative…) et de réaliser un retour sur investissement rapide. Grâce à la mutualisation, les entreprises bénéficient des dernières technologies d’édition, de dématérialisation et d’archivage. De plus, via des partenariats, les prestataires peuvent garantir à leurs clients des tarifs plus intéressants que ceux qu’ils pourraient obtenir directement. Ainsi, Esker a des partenariats avec Xerox et Pitney Bowes pour le courrier, et avec Colt pour télécom/internet et La Poste pour l’affranchissement.
L’envoi de bulletins de paie est une application qui se prête bien à l’externalisation, en particulier pour les PME. La solution FlyDoc d’Esker, sorte de “bureau de poste électronique privé”, permettant d’envoyer courriers, recommandés, fax… depuis Internet aussi simplement qu’un e-mail, a été choisie par Domifacile. Cette société doit, en effet, envoyer les bulletins de paie de ses 450 salariés dans un délai court. Avec cette solution, les bulletins sont envoyés en quelques clics, sans avoir à se soucier de l’approvisionnement nécessaire en papier, encre et enveloppes. Ils sont transmis électroniquement au centre de production Esker qui se charge de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en poste. L’entreprise a étendu cette utilisation à l’envoi de factures par voie postale à plus de 400 clients, ainsi qu’à des envois ponctuels comme l’envoi annuel de près de 1500 attestations fiscales. “Notre PME peut bénéficier d’une infrastructure semblable à celle d’un grand groupe sans avoir à en supporter les investissements”, reconnaît Daniel Frelet, directeur associé de Domifacile. L’entreprise a pu gagner 3 jours-hommes de travail par mois sur l’envoi des bulletins de paie et des factures. De plus, l’envoi en nombre via FlyDoc permet de bénéficier d’un tarif d’affranchissement moins élevé pour chaque pli. Autres cibles de l’externalisation : les opérateurs de téléphonie mobile pour l’expédition des factures aux clients, ou les établissements bancaires pour l’édition et l’envoi des relevés.
