La FNTC le rappelle, La numérisation des documents papier permet une meilleure accessibilité à leur contenu et accroît, par l’emploi de systèmes conformes, la sécurité de la conservation de l’information (intégrité, confidentialité, disponibilité et pérennité).
Il faut en même temps déterminer la typologie des documents éligibles à la numérisation définitive. « L’objectif initial est de permettre la numérisation des documents échangés entre les acteurs économiques. Il s’agit des documents sur support papier courants comme les contrats, les documents administratifs ou commerciaux et certains types de documents particuliers comme les chèques. Comme la norme NF Z 42-026 a aussi pour objectif de permettre la suppression du papier après numérisation, le périmètre des documents patrimoniaux a été volontairement exclu afin d’éviter toute confusion ainsi que les types de documents non papier », précise Christian Dubourg.
La facture est assurément une bonne candidate pour entamer une vie numérique. Certains documents RH aussi. « Numériser représente un coût et nécessite des ressources humaines : il faut trier, dépolluer les documents (agrafes, trombones, etc.) et les scanner un à un. Sur le plan financier, il faut compter en moyenne de 7 à 17 centimes selon le type de document et la complexité du traitement. A cela s’ajoute le coût de stockage des documents électroniques dans des baies de stockage, elles-mêmes gérées par des experts informatiques. Or la conservation des documents sous forme papier ne coûte pas cher. Les Besoins de l’entreprise ainsi que les ressources affectées au projet de numérisation sont à prendre en compte avant de se lancer », indique Emmanuel Faure.
Centralisation, décentralisation, stock et flux
Au moment de faire le tri, c’est à la fois la valeur juridique, patrimoniale et stratégique du document qui prime. On partage plus facilement un document numérique dans le cadre d’une activité essentielle qu’un document papier. Tout ce qui concourt à la productivité de l’entreprise s’impose aujourd’hui à la numérisation. Il y a cependant des priorités à établir et une gestion des risques à mener. En outre, La NF Z 42-026 distingue 4 cas d’usage couvrant la plupart des configurations de numérisation rencontrées par les entreprises, en lien étroit avec la convention de numérisation passée entre le donneur d’ordre et l’opérateur de numérisation. Dans ces cas d’usage, il y a d’abord la numérisation centralisée réalisée par un atelier dédié et doté de scanners départementaux. Il y a à l’inverse la numérisation décentralisée associée à l’usage de petits scanners autour du poste de travail sans organisation dédiée au processus de numérisation. Il y a ensuite la numérisation de stock qui consiste à scanner des documents conservés et déjà inventoriés, et, enfin la numérisation de flux qui s’attache à numériser des documents non inventoriés. Un exemple ? La numérisation d’un stock d’archives papier par un prestataire de numérisation est assimilé à la numérisation d’un stock en mode centralisé. La numérisation des courriers papier entrants via un service de courrier centralisé correspond au cas de numérisation d’un flux centralisé. La numérisation de documents papier par un service d’archivage correspond à une numérisation de stock mais en mode décentralisé. Enfin, la numérisation d’une facture sur un MFP par un comptable est assimilée à une numérisation d’un flux décentralisé.
Détruire les documents originaux papier
Mais comment se pose l’opportunité de s’affranchir de la double conservation du document d’origine et de sa copie numérique fiable ? La destruction des documents originaux papier après leur numérisation fidèle est-elle souhaitable ? « En règle générale, vous pouvez supprimer un document original si vous avez suivi toutes les obligations mentionnées dans les textes réglementaires. Ne supprimez pas le document papier original numérisé sous prétexte de l’application de la norme NF Z42-026. Utilisez cette norme comme un recueil de bonnes pratiques pour créer des copies fidèles. Et surtout, vérifiez que votre approche est fiable. Et si l’idée vous prenait de faire une reprise de stock papier (numériser tous les documents papier pour pouvoir ensuite les supprimer), n’oubliez pas que le coût de cette reprise sera non négligeable surtout du fait des contraintes fortes de cette nouvelle norme. Que pourriez-vous faire alors ? Investir cette dépense en processus de transformation des flux papier restants en flux numériques natifs. Quoi qu’il en soit, avant de prendre la décision de suppression d’un original papier, vérifiez le cadre légal, évaluez vos risques et consultez votre conseiller juridique », conseille Christian Dubourg.
« La nouvelle norme NF Z42-026 n’est pas d’application obligatoire. Il ne suffit pas de l’appliquer pour pouvoir détruire les originaux papiers numérisés. »
Christian Dubourg, Spark Archives
