TEMOIGNAGE – France Galop dématérialise ses processus métier en toute conformité

France Galop dématérialise ses processus métier en toute conformité. L’association hippique a pu tracer l’intégralité de sa production documentaire tout en réduisant le traitement des tâches et en bâtissant une solution collaborative.

France Galop organise et contrôle la filière des courses de galop en France. Cette association à but non lucratif fédère 500 collaborateurs, gère 6 hippodromes en France et co-détient le PMU. En 2016, les équipes de France Galop sont confrontées à une perte de temps dans le traitement des factures papier, à des difficultés d’acheminement, de classement et de partage de la production documentaire liées aux courses de galop, et à l’absence d’un outil partagé de traitement des informations en temps réel concernant les différentes activités de l’association.

Plusieurs objectifs sont visés pour pallier ces problèmes. D’abord assurer une traçabilité complète du cycle de vie de la production documentaire et réduire le temps de traitement des tâches associées. France Galop veut, en outre, maîtriser le volet juridique de la chaîne documentaire, centraliser et partager en temps réel les documents entre services et partenaires, enfin, proposer une solution collaborative et mobile aux parties prenantes.

En 2017, le groupe Xelians a été choisi pour intégrer la GED DocuWare. Quatre armoires électroniques ont été développées pour permettre aux collaborateurs d’accéder et gérer les documents relatifs aux hommes, aux chevaux, aux courses et aux données financières. Les équipes terrain ont pu s’appuyer sur une technologie de LAD/RAD pour numériser et classer les fichiers à la volée. Des workflows pour le traitement des documents dédiés aux fournisseurs et aux suivis vétérinaires ont complété la nouvelle organisation.

Une anonymisation des données facilitée

En 2018, la dématérialisation des factures fournisseurs et l’exploitation d’un parapheur électronique pour les commissaires de courses enrichissent le projet. Un SAE conforme à la norme NF Z-42013 est exploité depuis le début de l’année.           

France Galop n’a pas négligé ses obligations vis-à-vis du RGPD. « Nous recueillons de nombreuses données personnelles et sensibles lors des courses équestres, par exemple le poids des cavaliers. Il était important de pouvoir gérer leur sécurité ainsi que leur cycle de vie. La GED facilite notre mise en conformité RGPD par une anonymisation des données, une gestion des habilitations, ainsi que la mise en place d’un formulaire de rétractation si une personne invoque le droit à l’oubli », explique Didier Herqué, responsable projet et coordinateur pour France Galop.

Pour assurer la sécurité juridique de l’ensemble de sa chaîne documentaire, l’association doit produire des preuves, notamment en cas de contrôle CNIL. « En réponse au principe d’accountability et pour respecter le besoin de minimisation des données et la limitation de la conservation, nous avons décidé d’investir dans le système d’archivage électronique Maarch. Ainsi, en versant les documents engageants dans ce SAE, nous respectons les durées de conservation légales, tout en assurant leur valeur probatoire », souligne Didier Herqué.