Risques sur l'opérationnel et le légal

Que risque-t-on à mal archiver ses e-mails ? Si on n’y prend garde, il y a d’abord le risque technique de voir sa messagerie enfler indéfiniment. Et quand le système devient trop gros, tout devient plus cher : backups, maintenance, pannes, restauration, etc. Un service IT peu impliqué, une équipe de direction indécise, une gestion confiée exclusivement aux bons soins des salariés, voilà un cocktail qui peut se révéler explosif, et pas seulement en termes de coûts : la messagerie électronique a aujourd’hui remplacé la poste, véhiculant des messages très courts mais munis de pièces jointes souvent importantes (contrats, factures, bons de commande, etc.), et si ces documentslà ne sont pas archivés, le risque opérationnel est réel. Il existe également un risque légal, induit par le fait que de nombreuses entreprises considèrent que l’employé à qui on fournit une adresse électronique sait s’en servir raisonnablement. Ce qui n’est pas tout à fait le cas : très peu d’entreprises éduquent, forment et entraînent leurs collaborateurs aux usages de la messagerie, et les sensibilisent aux risques qui en découlent. Il serait donc judicieux d’évaluer quel poids pèse l’archivage des mails sur les épaules des utilisateurs. Certains en reçoivent beaucoup, d’autres multiplient les fichiers de sauvegarde, d’autres encore détruisent les messages faute de temps à consacrer à leur archivage. Avant de se lancer dans un projet, l’entreprise doit pour le moins savoir ce que font ses collaborateurs de leur messagerie, sachant que, dans le meilleur des scénarios, tout document échangé électroniquement avec des tiers devrait avoir son double dans l’entreprise. A charge pour les décideurs de déterminer une réelle politique d’usage définie à travers une charte d’utilisation de la messagerie électronique, l’archivage des messages n’étant qu’un chapitre de cette charte d’utilisation. “Si une entreprise n’archive pas ses e-mails, elle s’expose, d’une part, à une non-conformité à ses obligations légales, professionnelles ou sectorielles et d’autre part, à un déficit de gouvernance d’entreprise”, souligne de son côté Philippe Sainte-Beuve, directeur technique de Symantec France. “Dans un cas comme dans l’autre, ce manquement aux procédures de recherche légale peut avoir des répercussions importantes sur son activité et ses revenus. Un mauvais archivage peut avoir des répercussions non-négligeables en termes technologiques et financiers, ainsi qu’au niveau de la réputation. S’il n’est pas correctement réalisé, il peut engendrer des coûts de stockage importants, sans parler des coûts de recherche des données archivées, qui prendront nécessairement plus de temps et de ressources. Un bon archivage est celui qui applique des règles efficaces et conformes de rétention de données, et permet aux entreprises d’effacer des e-mails en toute confiance dès lors que ceux-ci sont jugés désuets”.