La dématérialisation souffre souvent d’un réflexe humain naturel consistant à vouloir à tout prix remplacer les processus existants par des systèmes dématérialisés équivalents. En fait, les gains obtenus pourraient être sensiblement plus importants si l’on en profitait pour revoir totalement ou au moins partiellement l’organisation de certains processus afin de bénéficier pleinement des nouvelles technologies.
Au-delà de la remise en cause des processus, d’autres contraintes existent en matière de dématérialisation, mais qui ne doivent pas pour autant être considérées comme des freins, dans la mesure où les solutions existent en face. En plus des contraintes juridiques, d’un point de vue purement technique, rappelons l’attention à porter sur les formats logiques utilisés, gage de l’intelligibilité dans le temps des documents :
-sur les supports afin d’éviter toute perte d’information et/ou d’intégrité,
-sur les migrations à anticiper du fait même que les supports actuels ont des durées devie très limitées
-au niveau de la signature électronique pour laquelle l’obsolescence cryptographique nécessite quelques précautions particulières.
La conduite du changement constitue également un élément important de tout projet de dématérialisation au risque de ne pas atteindre les objectifs attendus et les gains correspondants. L’e-mail représente un exemple particulièrement significatif de par son développement totalement anarchique qui, au lieu de nous permettre de gagner en efficacité nous force au contraire à dépenser beaucoup d’énergie afin d’endiguer son flux de plus en plus important et souvent injustifié !
