L’établissement E. Leclerc de Roque-sur-Garonne a choisi la solution de dématérialisation des factures de T2i pour optimiser les flux dans son service financier et gagner en productivité. Comme toutes les entreprises de son secteur, l’hypermarché Toulousain est confronté à un important flux de factures fournisseurs. « Nous traitons environ 45 000 factures par année, avec des pics lors des périodes des fêtes de fin d’année, et certaines factures fournisseurs peuvent contenir près de cinquante pages. A ce chiffre, il faut ajouter les bons de commandes, les bons de livraisons, les préfactures, etc. », indique Edouard Guignet, directeur administratif et financier du magasin. Ce responsable décrit le piège classique d’une organisation basée sur le papier, une masse de documents qui alourdit le travail administratif et comptable, et entraîne de nombreux contrôles. « Nous nous sommes mis à la recherche d’un partenaire capable de nous accompagner dans la transformation numérique dans notre service tout en prenant en compte les problématiques d’implémentation de la solution avec nos outils d’infogérance en place », explique Edouard Guignet. 
Un appel d’offre départage la solution proposée par T2i. Elle consistait à récupérer et archiver automatiquement des préfactures, tout en réalisant la numérisation LAD, l’archivage et la dématérialisation des factures fournisseurs et des bons de livraisons pour créer une liasse documentaire consultable par le service financier. La mise en œuvre a permis de rapprocher automatiquement les préfactures et les factures fournisseurs, et d’identifier et isoler les écarts présents dans le workflow pour les soumettre aux chefs de rayons. « Grâce à cette gestion électronique des documents, les équipes administratives ont retrouvé une certaine sérénité, elles sont moins écrasées par les tâches administratives à faible valeur ajoutée et ont gagné en productivité », souligne Edouard Guignet. Le projet a en outre favorisé des négociations avec les fournisseurs. L’entreprise peut désormais obtenir des réductions de délais de paiements en échange d’escomptes. La solution a également permis de mettre en place un circuit de gestion simplifié et sécurisé avec une meilleure traçabilité puisque seule la version dématérialisée du document circule dans l’entreprise. Aujourd’hui, l’entreprise a une vision précise de son retour sur investissement : « Notre ROI se positionne entre 6 à 7 mois uniquement sur la rationalisation des coûts administratifs. Nos prochains projets : la mise en place d’une solution pour les RH et notre pôle juridique et fiscal », indique Edouard Guignet.
