PARTAGE D’EXPERIENCE – Un hypermarché en quête du zéro papier

Le magasin E-Leclerc de Roques-Sur-Garonne a déployé une solution de gestion documentaire pour optimiser ses flux comptables avec l’objectif de rationaliser le traitement de sa gestion administrative et financière.

Créé en 1974, le centre Leclerc de Roques-sur-Garonne génère un chiffre d’affaires de 122 millions d’euros et emploie près de 400 salariés. L’hypermarché a entamé une phase de transformation digitale. « Notre démarche a débuté par une réflexion menée en 2015 sur la dématérialisation des factures fournisseurs. L’objectif était de rationaliser le coût de nos traitements administratifs et de les accélérer au sein de notre service », explique Edouard Guignet, directeur administratif et financier du centre Leclerc de Roques-sur-Garonne. Le projet, conjointement lancé avec le centre E-Leclerc de Blagnac Nobladis, s’accompagne d’une consultation des éditeurs du marché, puis aboutit au choix de T2i et sa solution Youdoc, un acteur déjà référencé chez Lecasud, la centrale d’achat des 44 magasins E-Leclerc de la région. Youdoc présentait en outre l’avantage d’être interfaçable avec l’ERP Abaco, le système de gestion commerciale de l’hypermarché. « Le traitement manuel de nos documents était un processus très long et laborieux. Cette solution nous a apporté un gain de temps dans la gestion des factures et un archivage complet. Grâce à son intégration avec notre ERP, nous avons pu optimiser nos flux comptables et le transfert de documents », indique Pierre-Olivier Lagors, responsable contrôle de gestion du magasin.

La comptabilité uniquement sur ordinateur

Les deux établissements E-Leclerc exploitent depuis trois ans la GED qui comprend également un module de capture des documents. Douze personnes emploient la solution quotidiennement pour traiter entre 50 000 et 60 000 factures fournisseurs sur les deux magasins. Le personnel concerné a été formé à la solution, de la modélisation des factures jusqu’à l’archivage. La conduite du projet a été menée par Pierre-Olivier Lagors. « Il y a un avant et un après Youdoc dans la façon de travailler, dans l’accessibilité aux documents et dans la fluidité de traitements des factures fournisseurs. La solution a permis de gagner en efficacité, en remplaçant des tâches à faible valeur ajoutée par des tâches à plus forte valeur ajoutée et dont le travail est devenu plus intéressant pour nos équipes », estime-t-il. « Avec cette gestion documentaire, l’objectif des deux magasins est d’atteindre le zéro papier pour l’ensemble des documents. Nous voulons être capable de traiter l’ensemble de la chaîne comptable sur nos écrans d’ordinateurs », indique de son côté Edouard Guignet.