Partage d’expérience
Bruno Contrepoids,
DSI du Groupe
Le spécialiste des thés et infusions dématérialise ses factures fournisseurs de frais généraux. Synchronisée avec un ERP, la solution a permis de rendre sa comptabilité plus sûre et plus transparente.
À la tête des marques Kusmi Tea et Lov Organic, le groupe parisien Orientis Gourmet est présent à l’international dans une trentaine de pays et emploie plus de 650 collaborateurs. Une comptabilité centralisée au Havre monopolise 12 personnes qui traitent chaque année, entre autres, 13 000 factures fournisseurs de frais généraux reçues pour 95% d’entre-elles au format papier. En 2016, le groupe, qui a déjà opté pour le traitement numérique de ses commandes, choisit Esker pour dématérialiser la gestion de ses factures fournisseurs. Entre l’étude de faisabilité, le volet juridique et l’intégration comptable, le projet s’est étalé sur 6 mois.
Maîtriser les workflows de validation
« La phase la plus délicate a été la révision ou la création des processus internes concernant la validation des factures. Il nous a fallu notamment reproduire les règles et les critères différents d’une trentaine d’approbateurs répartis sur toute la France. Cet aspect n’est pas à négliger car la réussite du projet en dépend grandement. Il nous a d’autant plus fallu revoir la chaîne d’informations concernant la facturation fournisseurs que nous avons fait le choix de comptabiliser la facture immédiatement, que celle-ci arrive au format numérique ou que nous ayons besoin de la scanner », explique Bruno Contrepoids, DSI du groupe « Aujourd’hui, nous en avons fini avec le parapheur papier qui devait faire le tour de l’entreprise et de nos sites distants, et les délais de traitement qui entraînent les retards de paiement de nos fournisseurs. Nos écritures comptables sont désormais créées et gérées directement à l’arrivée des factures grâce à une synchronisation avec l’ERP. Les bons à payer ne sont délivrés que lorsque les workflows de validation sont arrivés à leur terme, et on peut compter sur les alertes envoyées régulièrement par la solution d’Esker pour rappeler les différents signataires à leurs obligations ».
Une comptabilité fournisseurs en temps réel
A l’heure du bilan, Bruno Contrepoids identifie plusieurs bénéfices depuis la mise en place de l’automatisation des traitements. Il y a d’abord une vision en temps réel de l’ensemble des factures reçues, en cours ou en attente, et une maîtrise des délais de paiement pour ne pas se mettre en infraction. Il constate une plus grande souplesse et une autonomie de l’ensemble des parties prenantes : grâce à des tableaux de bord personnalisables, chaque BU est indépendante et dispose d’une vision d’ensemble sur la charge de travail. En outre, non seulement la relation d’Orientis Gourmet avec ses partenaires s’est améliorée grâce au respect des délais de paiement, mais un portail dédié permet à chaque fournisseur d’avoir une visibilité sur ses encours et ses paiements. Enfin, au-delà des missions à plus forte valeur ajoutée qui ont pu être confiées à l’équipe comptable, le respect des obligations légales en matière d’archivage est assuré par la plateforme SaaS d’Esker. « Avant de choisir notre prestataire nous voulions nous assurer que les données allaient être correctement hébergées, protégées et chiffrées, et que la gestion des droits d’accès soit fine. Nous travaillons aujourd’hui à la dématérialisation totale de nos factures clients », indique Bruno Contrepoids.
