Pour optimiser la gestion de ses actifs, la branche du groupe Casino spécialisée dans l’immobilier a modernisé sa GED.
« Nous nous sommes toujours appuyés sur une GED pour piloter notre activité mais nous étions face à des problèmes de performances avec un nombre inadapté d’utilisateurs. La solution était à bout de souffle, il fallait adopter un nouvel outil. Nous avons alors abandonné une architecture monolithique par dossiers et choisi M-Files, notamment pour l’ergonomie, l’expérience utilisateur et la navigation par vues délivrées par cet ECM », indique Elodie Gautier, directrice de l’innovation et de la transformation digitale chez IGC. Le déploiement de la nouvelle solution a concerné près de 300 personnes et entraîné la migration de 800 000 documents.
Une nouvelle façon d’indexer
Connectée à l’ERP de l’entreprise, la GED a instauré une nouvelle façon d’indexer. « Il n’y a plus de dossiers et de sous-dossiers car la solution s’appuie sur les métadonnées. Nous travaillons avec 500 types différents de documents, cela nécessite une classification à la hauteur. Quant à la gestion des droits, elle s’avère beaucoup plus fine. Mais de ce côté-là, nous n’avons pas simplifié le problème mais plutôt élargi le besoin », souligne Elodie Gautier. Pour faire face à la crise sanitaire, IGC a numérisé son courrier entrant avant de l’envoyer vers des bannettes numériques et de l’accompagner d’affectations de tâches. La dématérialisation des factures entrantes et la création de workflows de validation sont en cours de développement.
