En 2018, le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais a opté pour la solution de GED transversale GoFAST. Il s’agit de promouvoir le travail collaboratif, d’optimiser les processus d’élaboration et de validation des documents, d’unifier la communication entre les sites distants.
La plateforme collaborative et GED GoFAST contribue aux certifications du Laboratoire, lui permettant la gestion transversale de la documentation dans le respect des processus documentaires internes. En effet, la définition des processus est une première phase clef, mais il est aujourd’hui indispensable d’offrir aux agents des outils capables de dématérialiser ces processus, afin de garantir leur respect dès la première étape et jusqu’à la validation, puis la publication finale.
L’accès sécurisé à la base documentaire, pensé de manière à éviter “l’effet Snowden” et donc géré par les responsables métiers, assure la confidentialité de données. D’autant plus que l’activité du LNE implique de réaliser des essais pour leur clients, avec la garantie que leurs innovations et les spécificités de leurs produits sont accessibles uniquement aux collaborateurs habilités, avec des pistes d’audit (il n’est donc pas question d’envoyer quoi que ce soit par email/pièce-jointe).
« La plateforme GoFAST nous permet de gérer notre documentation qualité dans le respect des processus interne. Au-delà de notre propre certification, l’outil nous permet également d’optimiser une partie de notre processus de certification client », indique Mickaël Deumier, responsable projet et ingénieur IT, en charge du déploiement de la solution au LNE.
Au-delà de sa propre certification, LNE optimise la gestion des certifications de ses clients sur GoFAST :
- Gestion et partage transversal du “manuel qualité”, dont les modèles des documents de certification, élaborés par le service qualité via un processus qui permet aux collaborateurs de disposer des bons modèles, à jour et sans aucune erreur de version/doublon,
- Travail collaboratif, dont la coédition simultanée des fichiers Office qui évite d’avoir à s’attendre mutuellement pour rédiger,
- Centralisation des échanges qui sont rattachés au document, pour aucune perte d’information et afin de réduire les emails,
- Partage des documents sous forme de liens sécurisés et via la fonction de “multi-emplacement” pour ne plus jamais envoyer de pièces-jointes et donc conserver la maîtrise du partage aussi bien en interne, qu’avec l’extérieur,
- Des processus d’élaboration et validation des documents finaux
- La mise à disposition automatique de certains documents gérés sur la plateforme GoFAST, sur l’Intranet du LNE, afin de les rendre accessibles mais sans créer de “double-stockage”.
« Connaître et définir ses processus est une première phase clef, mais il est aujourd’hui indispensable d’offrir aux agents des outils capables de dématérialiser nos processus, afin de garantir le respect de la création d’un document depuis un modèle, jusqu’à la validation et la publication finale. », conclut Mickaël Deumier.
