Partage d’expérience – Inovalys améliore le partage de sa documentation

Mathieu Méry,
documentaliste chez Inovalys.

En adoptant un portail documentaire unique pour ses quatre sites, le GIP a modernisé l’image de son service documentation et fournit plus d’autonomie à ses équipes.

Inovalys regroupe les laboratoires départementaux du Maine-et-Loire, de la Loire-Atlantique, de l’Indre-et-Loire et de la Sarthe. Cet établissement public compte 430 collaborateurs qui exercent leurs missions dans les domaines de la qualité et la sécurité des aliments et de l’eau, de la santé animale, de l’agriculture, de l’œnologie, de l’agro-alimentaire et de l’environnement. Le GIP a décidé de s’équiper d’une GED pour améliorer la gestion et le partage des ressources documentaires entre ses différents sites. L’objectif est de remplacer les outils maison, assurer des gains en temps et en productivité, et automatiser et optimiser la veille. « Au sein du centre de documentation d’Inovalys, nous référençons plus de 15 000 documents techniques, scientifiques, réglementaires, dont la plupart ne sont pas dématérialisés. Jusqu’à maintenant, nous utilisions une base Access développée en interne. Cela ne posait pas de soucis lorsque nous n’avions qu’un seul site mais, aujourd’hui, notre répartition géographique impose des contraintes, notamment de diffusion. Nous cherchions donc un outil qui permette de dématérialiser, stocker et gérer les références de notre base et donne accès aux documents à tous nos utilisateurs, soit près de 400 personnes », explique Mathieu Méry, documentaliste chez Inovalys.

Un plan de classement d’une trentaine de thématiques

La GED de Kentika répondait précisément au cahier des charges d’Inovalys. Mathieu Méry a entrepris un déploiement progressif du logiciel, en commençant par les outils de veille. « Nous avons créé un plan de classement en 29 thématiques puis développé un plan de veille avec des sous-thèmes, des fréquences, des sources, etc. Jusqu’à présent, je créais manuellement les newsletters de veille pour les adresser à nos utilisateurs tous les lundis, une mission indispensable mais chronophage. Désormais, cette production est automatisée par la solution. Et les agents peuvent choisir quelles informations recevoir et à quelle fréquence. Les news sont également mises en avant sur le portail documentaire et accessibles en temps réel », décrit-il.

Accroître collaboration et dématérialisation

Si la nouvelle solution a ouvert la voie à une gestion plus décentralisée de la veille en donnant davantage d’autonomie aux agents des laboratoires, elle a également permis de renforcer le volet collaboratif entre les utilisateurs. « Nous sommes en train de finaliser la migration de notre salle de base vers la nouvelle GED. L’objectif est de faciliter dans un premier temps l’accès aux références des ouvrages. Nous activerons ensuite la gestion des emprunts pour permettre la réservation et la circulation du fonds physique, selon les demandes, via des navettes sur les différents sites. À terme, la solution facilitera l’intégration de documents nativement numériques dans le fonds, de leur indexation jusqu’à leur mise à disposition sécurisée. Enfin, la gestion de documents opposables à notre organisme accréditeur sera facilitée notamment en termes de prise de connaissance et de traçabilité associée. Et sur ce point nous comptons sur une bonne gestion des workflows », souligne Mathieu Méry.