Ikea dématérialise les documents RH de ses salariés
Le spécialiste suédois du meuble a franchi le cap de la gestion électronique des dossiers de ses salariés, de la dématérialisation de leurs bulletins de paie et de leur archivage dans un coffre-fort numérique personnel pour une durée de 30 ans.
Ikea compte en France 35 sites (1 siège, 29 magasins, 4 dépôts, 1 centre de relations clients) et 10 000 salariés. Le spécialiste du meuble a cherché à diminuer les coûts d’envoi des bulletins de paie de ses collaborateurs, et simplifier, moderniser, fluidifier les processus RH, tout en garantissant l’intégrité du dossier individuel des salariés dans un format électronique.
Cette rationalisation passe par deux phases. Il s’agit dans un premier temps de dématérialiser l’ensemble des documents d’administration du personnel afin de simplifier les échanges entre l’entreprise et ses salariés. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de mettre à jour leurs propres informations : changement de relevé d’identité bancaire, nouvelle adresse postale, etc. Cette gestion centralisée des dossiers doit assurer conformité et fiabilité des informations, avec notamment la mise en place de rappels automatisés pour replacer les données obsolètes.
Dans un second temps, le projet vise la mise en place de bulletins de paie électroniques et leur archivage dans un coffre-fort numérique personnel accessible pour les trente prochaines années. « Nous avons choisi Numen pour la qualité de sa réponse aux divers éléments du cahier des charges. Le groupe a été à même de nous proposer une solution pointue et flexible, avec la possibilité de s’adapter via des solutions ad hoc, alliée à une capacité de gestion de masse des données personnelles dans des processus automatisés et très sécurisés, tout en mettant à notre disposition un interlocuteur unique pour des attentes répondues de A à Z », explique Vincent Segui, directeur du développement social et des rémunérations chez Ikea France.
Aiguiller documents papier et fichiers électroniques
La solution Easyfolder RH a été retenue pour la gestion électronique du dossier salarié, avec numérisation et indexation des dossiers existants. La dématérialisation des bulletins de paie a été, quant à elle, confié à Numen Express pour la gestion de l’aiguillage des documents papier, et à Numen Exchanges pour les fichiers électroniques. Le déploiement en mode SaaS d’Easyfolder RH a été lancée en septembre 2014. Un pilote a été expérimenté sur le site de Chambray-les-Tours avant d’implémenter toute la solution. « Les équipes Numen ont été attentives à nos besoins ; nous avons travaillé ensemble, dans une logique de collaboration, et nous n’avons pas pris de retard dans notre planning. Le déploiement de la solution sur tous les sites Ikea de France a été réalisé durant l’été 2015 », souligne Vincent Segui.
Concernant la dématérialisation des bulletins de paie et leur archivage dans un coffre-fort numérique, une première campagne de communication a été menée en septembre 2015 auprès des collaborateurs, pour un envoi des bulletins de paie au format papier et électronique. En plus d’un référent désigné au sein des équipes Ikea de chaque magasin, les moyens humains ainsi que les technologies utilisées ont été dimensionnés afin d’absorber les variations de volumes, l’hétérogénéité des formats, et de gérer les exceptions ainsi que les crêtes, tout en respectant la qualité et les délais attendus par Ikea. Aujourd’hui, les dossiers de tous les salariés de l’enseigne sont dématérialisés et sont accessibles en ligne via une plateforme dédiée depuis le mois d’avril.
