Depuis mai 2013, la Maif s’appuie sur Docaposte pour la gestion des courriers entrants de ses sociétaires. Les contrats et les dossiers de sinistres des clients de l’assureur arrivent à Niort sur la plateforme de la filiale du groupe La Poste où ils sont numérisés.
Les documents sont ensuite récupérés par le SI de la Maif puis distribués dans les services concernés. Conservés dans une GED commune, les flux sont mis à disposition des différents centres de gestion de l’assureur en France. La nouvelle organisation a boosté les capacités opérationnelles de la Maif. En cas de catastrophe naturelle par exemple, les centres de gestion qui ne sont pas directement concernés par le sinistre peuvent épauler ceux en charge des dossiers des sociétaires sinistrés. La Maif s’assure alors de répondre à ses clients dans les meilleurs délais. En termes de volumes, Docaposte gère 2,7 millions de courriers de souscripteurs par an pour le compte de l’assureur. « Aujourd’hui, le flux e-mail est majoritaire parmi les courriers des sociétaires, avec 75% d’e-mails et 25% de courriers physiques, alors que la proportion était inversée il y a 10 ans. Mais pour le courrier sortant, nous recourons encore majoritairement au papier pour des questions essentiellement règlementaires propres au secteur de l’assurance », indique Philippe Coulais, responsable logistique de l’information à la Maif. L’assureur a également confié à Docaposte la dématérialisation de la signature des 3 millions de contrats par an qu’il échange avec ses clients, puis leur archivage avec une valeur probatoire. Une première phase a concerné la signature électronique des contrats regroupés sous l’acronyme IARD – incendie, accidents et risques divers. Le déploiement a été réalisé en moins de 6 mois, y compris le développement complet des parcours de signature. La Maif vient de renouveler son partenariat avec Docaposte pour 3 ans.
