Partage d’expérience – « Durant la période de confinement, le traitement des factures dématérialisées a bondi », Johann Gardin, DSI Pôle Immobilier et Innovation pour la Société Immobilière Grand Hainaut

Avec près de 400 collaborateurs et en charge de 29 100 logements, la Société Immobilière du Grand Hainaut (SIGH) se positionne comme la 14ème ESH (Entreprise Sociale pour l’Habitat) française. Comme beaucoup d’organisations, ce spécialiste du logement social était déjà engagé dans la transformation numérique de ses activités partagées entre la gestion et la construction locative.

Accessible depuis un site ou une appli mobile, un espace est dédié à ses clients. Près de 40 % d’entre eux ont opté pour l’usage de ce portail. Ils accèdent à des informations qu’ils peuvent mettre à jour, à leur avis d’échéance et à leur quittance de loyer sous format électronique.

« Durant le seul mois d’avril dernier nous avons enregistré 2000 inscriptions supplémentaires de clients, ce qui était inédit. Dans la même période nous avons envoyé plus d’un millier d’avis d’échéance par voie électronique, autant de documents qui n’ont pas été acheminés par courrier, ce qui a constitué également une première pour nous », indique Johann Gardin.

Une tendance inversée

Un espace est également dédié aux fournisseurs de l’ESH. « Nous avons inauguré ce portail il y a deux ans. Il est relié à notre ERP et sert au passage de commandes et à la facturation. En règle générale, nos fournisseurs nous envoient des factures au format papier que nous numérisons ensuite et que nous envoyons dans un circuit de validation électronique mis en place par T2i.

Ainsi, en 2019, sur les 41 100 factures que nous avons traitées, seules 12,5% l’ont été de manière totalement dématérialisée via notre plateforme fournisseurs. Le reste a été reçu par courrier puis numérisé. Depuis le début du confinement, nous avons traité 4 731 factures, mais la tendance s’est inversée : dans ce volume, 17,5% ont été reçues via notre portail, 65% par email et seulement 17,5% par courrier. On peut donc considérer que, durant la période de confinement, nous avons traité 50% de nos factures de manière totalement dématérialisée, contre 12,5% en 2019 », détaille Johann Gardin.

Dès le 17 mars, la SIGH a mis en place un plan de télétravail. Sur ses 400 collaborateurs, 300 sont allés travailler chez eux.

Les bulletins de salaires bientôt dématérialisés

« Avant l’arrivée de la crise sanitaire, nous comptions 40 télétravailleurs. L’approche n’était donc pas nouvelle pour nous. Nous avons proposé aux autres collaborateurs d’embarquer leur poste fixe chez eux, ordinateur de bureau, écran, clavier et souris, puis, en une semaine, nous avons déployé massivement des VPN pour leur permettre d’accéder en toute sécurité à notre réseau interne et aux applications métier. Des réunions par visioconférence ont été régulièrement menées », souligne Johann Gardin, qui a perçu de la motivation de la part des salariés : « L’état d’esprit a été très positif, beaucoup de solidarité s’est exprimée. Depuis le 11 mai, la reprise des activités au bureau s’est effectuée petit à petit sous forme de volontariat ».

Le bailleur social estime que son basculement vers le numérique est désormais en phase d’accélération. Il envisage de mettre en place la dématérialisation des bulletins de salaire dès cet été, puis de numériser dans la foulée les 30 000 dossiers de ses locataires, tout en recourant à la signature électronique partout où cela est possible dans ses processus.