Une équipe qui s’étoffe rapidement, des bureaux qui s’ouvrent à Bordeaux, Toulouse, Lyon, et une difficulté grandissante à collaborer entre les différents pôles et entités. « Coordonner tout le monde devenait compliqué », résume Ryad Boudjemia, responsable digital chez Cedrus Partners, société de conseil en investissements. La solution en mode SaaS Share.Place sera retenue et déployée mi-2017. « Nous avons préféré son approche très axée sur le document et la gestion de ses différentes versions », précise le responsable. La simplicité de l’installation pèsera aussi dans la balance. Mais la mise en place de la solution sera néanmoins l’occasion pour la société d’effectuer tout un travail de remise à plat de la structuration de ses documents.
« Notre réseau partagé s’était constitué au fur et à mesure et nous avions besoin de réorganiser l’arborescence de manière plus efficace, que la navigation pour accéder aux documents soit facilitée », explique Ryad Boudjemia.
Autre chantier que devra mener la société, la formalisation de ses processus, afin de réguler les interactions autour des documents, que chacun sache exactement, par exemple lors de l’élaboration d’une proposition commerciale, les tâches qui doivent être réalisées à chaque étape et par qui.
Des mini-espaces pour co-construire et échanger
Chez Cedrus Partners, un premier répertoire rassemble les différentes activités (communication, etc.) de la société. Accessible librement à tous, ce segment facilite la collaboration transverse. Chaque pôle de clientèle ou entité dispose ensuite de son propre répertoire pour gérer ses projets, avec des droits d’accès aux différents sous-répertoires et fichiers se faisant simplement par invitation.
La société intervient sur quatre grands marchés : les institutionnels, les entreprises, les associations-fondations et le Family Office (la gestion de patrimoine de familles). Elle dispose aussi d’un pôle recherche, chargé d’identifier les produits proposés par les sociétés de gestion, les assureurs, etc., d’analyser les nouvelles solutions d’investissement qui apparaissent sur le marché.
Enfin, un troisième niveau est organisé par sujet, pour échanger autour de projets transverses, par exemple. « Share.Place nous permet de travailler plus vite et de manière synchrone avec les autres entités, constate Ryad Boudjemia, sur des présentations commerciales, des projets, etc. »
Depuis la solution, il est possible d’ouvrir tout type fichier dans son application d’origine. Lorsqu’un document est en cours de modification, l’information est notifiée par mail aux différentes personnes pouvant y accéder et le fil d’activité le signale par un statut « en cours de modification ».
Deux autres statuts sont disponibles, pour indiquer qu’une nouvelle version du document est publiée et pour signaler l’approbation de la version finale. Un principe simple qui convient à la société de conseil. « Plus il y a de statuts, plus les personnes qui interagissent rencontrent des difficultés pour savoir à quoi ils correspondent », remarque le responsable.
Autre atout de la solution, son intégration à Office de Microsoft. Lorsqu’une présentation commerciale est approuvée, elle est envoyée au client par mail depuis l’application, qui intègre alors automatiquement le texte du message au fil d’activité du document. Inversement, la réponse du client pourra également être intégrée directement à ce dernier. « L’intégration au système de communication facilite la réactivité, estime Ryad Boudjemia. Nous pouvons interagir directement depuis Share.Place avec une personne en particulier, par mail ou via Skype, que ce soit par chat ou appel téléphonique. »
Enfin, dernier avantage, la sécurité. Tous les documents et discussions sont stockés de manière cryptée.
L’usage de la solution a aussi pris une orientation moins documentaire, avec le lancement d’un forum, un fil de discussion organisé par sujet, où tout un chacun peut venir poser ses questions.
