PARTAGE D’EXPERIENCE
La pharmacie Agnès Praden gère ses 3000 documents quotidiens avec une GED en SaaS
A d’Alès, dans les Cévennes, toutes les pharmacies ne se ressemblent pas. L’officine Agnès Praden a tiré parti de la GED SaaS et la solution-DocPro d’Eukles Solutions pour revoir son organisation et mettre en œuvre un outil simple, transversal et ouvert à la mobilité des collaborateurs à travers un processus précis de travail.
Avec une part de marché importante dans son secteur et un chiffre d’affaires avoisinant les 12 millions d’euros, la pharmacie Agnès Praden était en butte à des problèmes de gestion documentaire. Principaux écueils, la multiplicité d’outils internes et l’absence de centralisation de l’information, avec pour conséquence des numérisations multiples d’un même document, une absence de traçabilité, un manque flagrant d’accès sécurisé aux documents et un suivi des dossiers délicat.
Gestion de workflows et travail collaboratif en plus
La pharmacie ne souhaite pas miser sur une infrastructure interne. Elle cherche en 2015 une solution plus souple qui saura faire face à sa croissance rapide et opte pour le Cloud et e-DocPro d’Eukles Solutions. Les modules intégrés accompagnant l’offre ont été décisifs dans le choix de la solution : si la mission première d’une GED est de pouvoir classer des documents, l’accélération du suivi du traitement a séduit la société, grâce aux volets gestion de workflows, travail collaboratif ou encore tampons personnalisés. Déployée au mois de mai, la solution a nécessité deux jours d’audit et deux jours de formation avant d’être opérationnelle. Elle est hébergée chez OVH avec un SLA de 100 %. Les objectifs visés par les responsables sont classiques : gagner du temps, de l’argent et travailler avec des collaborateurs efficaces.
2 000 à 3 000 documents électroniques circulent chaque mois
Une évaluation réalisée au bout d’un mois fait ressortir une économie en matière de coût des impressions, des photocopies et des envois postaux. Elle résulte notamment de la création d’un compte d’utilisateur pour le cabinet comptable de la pharmacie : tous les documents étaient envoyés par courrier, et un double du dossier était conservé physiquement. Désormais, une unique version de document existe, et l’information ne circule plus sous sa forme papier. En outre, des bannettes électroniques sont utilisées quotidiennement pour les échanges internes de la cinquantaine de collaborateurs que compte la pharmacie. En moyenne 2 000 à 3 000 documents circulent chaque mois dans la petite organisation. Un gain de temps est également mesuré. Les documents physiques sont numérisés et classés automatiquement, et la circulation des données est assurée par des workflows, chaque collaborateur se concentrant sur son cœur de métier. Quant à l’intérêt du SaaS, il réside aux yeux des responsables sur une prédictibilité des dépenses et la disparition de préoccupations techniques relatives à la sécurité, aux sauvegardes et aux mises à jour de leur environnement de travail.
