Optimiser la circulation de l'information

Pièces maîtresses des fabricants, les multifonctions se programment et se personnalisent pour s’adapter à des environnements de travail de plus en plus complexes ou se fondre dans des organisations très simples. Quels rôles les solutions d’impression doivent-elles précisément jouer pour s’intégrer dans la circulation de l’information et comment mettre en scène ces rôles ? “Dans un premier temps, c’est dans le cadre d’une meilleure gestion des coûts que doivent s’intégrer les solutions d’impression, en simplifiant la vie des utilisateurs et des administrateurs réseau grâce à l’application systématique d’une politique d’impression au sein des entreprises”, note Anael Blot. “Elles peuvent, par exemple, forcer le choix du noir et blanc selon le type d’application ou bien router les documents volumineux et donc onéreux sur un appareil moins coûteux ou vers un service de reprographie. Elles permettent aussi d’imprimer via une impression sécurisée sur l’ensemble des périphériques d’impression et donc rendre le document disponible sur l’ensemble du parc. Et dans un deuxième temps, puisqu’un grand nombre de périphériques d’impression sont des multifonctions, elles devraient aussi être capables de gérer la numérisation avec l’apport de fonctionnalités avancées comme l’OCR, la LAD ou la RAD, et la gestion de la mise à disposition de profils de numérisation en fonction des utilisateurs”. La finalité de la rationalisation de parc est de réaliser des économies, mais aussi de permettre de travailler dans de meilleures conditions, en favorisant de nouveaux usages. “Les solutions doivent rester les plus transparentes possible pour un utilisateur afin d’en devenir un bénéfice et non une contrainte de frein au changement”, souligne Nicolas Cintre. Lorsque qu’un MFP est connecté au réseau, la mise en place et la gestion de droits d’accès lui ouvrent un peu plus les portes du SI. Pour affiner les traitements, un connecteur vient généralement épauler le multifonction pour l’aider à communiquer avec d’autres environnements. L’intérêt est en effet de pouvoir créer des profils de numérisation associés à certaines actions. Il est alors simple d’aiguiller sur un serveur dédié une source de données en provenance soit d’un scanner soit d’un fax, d’appliquer au flux reçu un OCR et d’adresser le fichier vers une destination programmée : e-mail, imprimante, répertoire partagé ou serveur FTP. Placés entre le multifonction et le système d’information de l’entreprise, ces connecteurs automatisent différentes tâches. Les fabricants en tirent tous parti pour enrichir les fonctions des panneaux de commandes de leurs MFP.