L'indispensable politique d'archivage

De fait, comme pour la gestion de documents, les courriels peuvent se voir appliquer un archivage pérenne avec ses phases de versement, de traitement et de conservation et leurs règles définies par une politique d’archivage. La politique d’archivage, c’est la “déclaration, signée par la direction générale d’une entreprise ou d’un organisme et opposable à l’ensemble des collaborateurs, énonçant les principes de gouvernance et d’action pour se conformer à l’environnement réglementaire, répondre au besoin de mémoire et anticiper le risque de ne pas archiver et conserver certains documents”, rappelle Anne- Marie Chabin, archiviste experte. Cette politique détermine la nature des e-mails susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise et qu’il convient d’archiver pour une durée donnée, en fonction des activités de chaque organisation. “Toute entreprise doit avoir une politique d’archivage”, conseille Vincent Garandeau, Sales Specialist archive chez EMC. “Cette politique va d’abord permettre de recenser les réglementations applicables aux activités de l’entreprise, on peut par exemple raisonner sur le droit commercial avec ses durées de rétention selon le type de document. Elle va permettre ensuite de déterminer ce que l’on doit faire exactement, combien de temps garder l’information, comment traiter les messages personnels, messages qui ne peuvent être ouverts sans l’accord de leur propriétaire”. Lorsqu’elle existe, la politique d’archivage des courriels est souvent calquée sur les règles de conservation appliquées à la correspondance papier. Dans tous les cas, le processus d’archivage requiert un système centralisé qui permet de recevoir les e-mails à conserver. Les solutions disponibles sur le marché sont nombreuses et se montrent compatibles avec la majorité des messageries. “Aujourd’hui, les solutions d’archivage de mails sont des briques qui offrent un certain nombre de possibilités, par exemple un moteur de règles en entrée qui va permettre d’identifier la valeur des e-mails que l’on doit archiver, et de mettre en oeuvre des fonctions de sécurisation et de confidentialité adaptées à cette valeur”, explique Noureddine Lamriri, responsable consultants ECM chez Ever Team. “À partir d’outils génériques et paramétrables, l’entreprise se doit de faire l’analyse et de spécifier la manière dont les e-mails doivent être déposés, la manière dont on doit les qualifier et, en fonction de leur valeur, la manière dont ils doivent être stockés et référencés dans le système d’archivage”.