AVIS D’EXPERT
Stéphane Dubois, senior manager spécialisé dans les ERP pour l’activité Management Consulting France chez KPMG.
« Les organisations mutualisées de type CSP sont les plus matures pour le P2P. »
Quel est l’intérêt de dématérialiser un processus de purchase to pay ?
Les solutions de dématérialisation représentent un des leviers permettant aux organisations mutualisées d’atteindre leurs objectifs. Les attentes premières d’une mutualisation de la fonction Finance sont en effet similaires à celles sous-tendues par la mise en place d’une solution de dématérialisation : accélérer les délais, réduire les coûts de traitement et gagner en fiabilité et traçabilité des données financières. Il est ainsi naturel de constater que les organisations mutualisées de type CSP sont les plus matures en matière de dématérialisation : 87% de ces organisations ont mis en œuvre ou vont mettre en œuvre la dématérialisation au sein de leur structure.
Quelle approche idéale adopter, comment contourner les freins ?
Il est important de bien définir tous les objectifs du projet en impliquant les différentes parties prenantes. Il faut pouvoir bénéficier d’une maturité technologique adaptée permettant le bon déploiement de la solution de dématérialisation, être en mesure de disposer de processus métier correctement définis, stables et maitrisés par les business, et pouvoir garantir la stabilité des ressources humaines nécessaires à la mise en place du projet et identifier rapidement les collaborateurs correspondant aux besoins. Pour cela il est important de cadrer la conduite du changement et la démarche du projet, tout en vérifiant certains points techniques.
Comment conduire un changement ?
- Choisir le bon sponsor : faire porter le projet par un service différent du CSP ou des équipes Finance (la BU avec des comités de pilotage intégrant la DSI, etc.) et par la bonne personne.
- Obtenir le soutien de la direction générale : présentation du projet en Comex et adhésion de la DG.
- Communiquer : axer le projet sur « les avantages / le plus » aux opérationnels.
- Mettre en place une conduite du changement : Intégrer le changement d’outil dans un changement plus global de processus.
Quelle démarche adopter ?
- Analyser le profil de factures : Pareto, taux d’engagement, taux de diversité, capacité de négociation avec les fournisseurs.
- Mettre en place des pilotes : choisir les « bonnes » entités juridiques et les « bons » fournisseurs.
- Définir des « petits pas » : chacune des étapes est un projet en tant que tel.
- Impliquer tous les métiers : embarquer tous les métiers concernés, y compris les fonctions du siège.
- Insuffler l’excellence opérationnelle : repenser les processus afin d’intégrer une logique d’amélioration des processus (LEAN, etc.)
- Enrichir les rapports avec les opérationnels : augmenter les échanges pour plus de valeur ajoutée.
Quels points techniques à vérifier ?
- Enrichir les fonctions fournisseurs avec une dimension technique : TVA, auto-liquidation, cost controlling (paie, loyer, etc.), écritures de fin de mois, etc.
- Exiger des fournisseurs certaines contraintes dans les contrats cadre afin de faciliter la réconciliation automatique.
- Valider les positions clés par des fiscalistes (internes et externes) : la réglementation est complexe.
