Réalisée par Markess au mois de février dernier, l’étude « Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches & tendances clés » pointe les principaux enjeux de la contractualisation en ligne.
Selon cette enquête menée en France, plus de 8 décideurs sur 10 estiment que l’introduction du digital dans leurs processus métiers entraîne de nouveaux besoins en matière de gestion documentaire. C’est notamment le cas pour les documents contractuels, qui, quelle que soit leur nature, sont au cœur des relations avec les clients, les fournisseurs, les collaborateurs ou tous partenaires d’une organisation. Les enjeux concernant la gestion de cette typologie de documents dépassent le cadre documentaire et prennent une dimension business. Les décideurs en identifient 5 principaux : être plus efficace et performant en automatisant davantage les processus et en fluidifiant les échanges (pour 76 % d’entre eux), simplifier la gestion des contrats depuis leur création jusqu’à leur conservation (68 %), numériser de bout en bout le processus associé aux documents contractuels et passer à un processus 100% numérique (68 %), accélérer le processus de contractualisation en réduisant les délais de traitement en back office comme en front office (61 %), et, enfin, s’assurer d’être en conformité avec la réglementation (notamment le règlement européen eIDAS) et les obligations de gouvernance et de contrôle interne qui nécessitent des processus contractuels fiables et auditables (59 %).
Etude Markess
Une écrasante majorité de décideurs, 97 %, considèrent que le recours aux technologies numériques permet de fortement améliorer l’ensemble des processus associés à la gestion des documents contractuels. Ce sont avant toute chose les processus d’archivage, de diffusion et d’accès aux contrats qui peuvent être améliorés. Le digital apporte également une dimension online permettant d’interagir à distance depuis n’importe quel équipement tout au long du processus. La contractualisation en ligne est ainsi une des actions privilégiées par les directions de la relation client d’ici fin 2018 pour améliorer l’expérience client, et c’est même une priorité dans les secteurs de la bancassurance ou pour les opérateurs de services, estime l’étude.
La signature électronique, un maillon incontournable
« Ces projets doivent certes répondre à des besoins en termes d’optimisation des processus documentaires mais aussi être menés pour relever des challenges métiers. Aussi faut-il tenir compte des tiers impliqués dans ces processus contractuels (clients, fournisseurs, collaborateurs, candidats, etc.) et de leurs attentes qui évoluent rapidement avec l’omniprésence du digital ! », souligne pour sa part Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess. Ainsi, 86 % des décideurs perçoivent-ils un intérêt marqué de la part des co-contractants pour bénéficier d’un processus de contractualisation 100% en ligne, permettant par exemple de signer un contrat commercial ou un contrat de travail à distance sur une tablette ou un smartphone. La signature électronique est un maillon incontournable qui permet de développer des usages innovants et offre des services applicatifs à valeur ajoutée pour ses utilisateurs. D’ici 2018, 70% des décideurs interrogés comptent l’intégrer dans leurs processus de contractualisation.
