La typologie de l'entreprise est primordiale

Jean-Louis Sadokh voit lui aussi dans le facteur taille de l’entreprise le critère qui va induire une méthodologie et des objectifs différents dans les projets de dématérialisation : “la PME sera plus sensible au ROI, à un projet rapide en termes de mise en oeuvre et sera souvent plus pragmatique et s’orientera vers des solutions clef en mains. La très grande entreprise sera plus orientée sur la méthodologie avec plus de moyens et par ce fait des délais de mise en oeuvre plus longs. Le métier de l’entreprise est aussi un facteur discriminant, notamment si l’entreprise manipule beaucoup de documents et que son système d’information est considéré comme une clef de son fonctionnement. Dans ce cas, le projet de dématérialisation est critique et doit être traité comme tel”. Se pose également le choix d’implantation : acheter ou louer la technologie, qui, dans les deux cas, suppose une mise en place. Une troisième voie passe par un service distant, typiquement le SaaS, pour lequel aucun investissement local n’est requis, mis à part des scanners. Cette possibilité, plus prisée par les PME, ne laisse pas toujours la latitude de reproduire l’organisation de l’entreprise. Ce qui n’est pas non plus le propre des solutions fournies par les éditeurs, qui bien souvent demandent, elles, de coller à leur standard. Les développements spécifiques coûtent évidement plus chers. “La typologie de l’entreprise impacte clairement la dématérialisation selon le nombre de salariés, de clients et de fournisseurs, et selon le secteur d’activité”, souligne Jean-Michel Bérard, président du directoire d’Esker. “Ainsi, pour les entreprises de secteurs tels que le médical ou la distribution BtoB, qui reçoivent beaucoup de bons de commandes et émettent donc beaucoup de factures clients, la dématérialisation aura d’autant plus d’impact en termes de ROI”… Il est vrai qu’entre un spécialiste de la vpc et un vendeur de gros porteurs aériens, le nombre de factures à traiter n’est pas le même. Un projet de dématérialisation s’étudie toujours sous les angles organisationnel, juridique et technique, rappelle Xavier Lainé. “La typologie de l’entreprise influe automatiquement sur tout projet de dématérialisation mais attention à ne trop souvent voir ce projet que sous le seul angle de la réduction des coûts. Il faut aujourd’hui élargir son champ de vision sur des solutions permettant également de développer ses ventes et ses marges”. Au-delà des chantiers de dématérialisation déjà menés, la tentation est grande d’optimiser les gains engrangés en dématérialisant d’autres documents associés aux processus. C’est ce que souligne Markess dans son rapport “Des demandes d’achat aux avis de paiement : opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs”. Le cabinet d’études identifie dans la chaîne “achat-facture-paiement” l’opportunité de dématérialiser de bout-en bout les traitements correspondants, mais constate que l’automatisation complète de cette chaîne reste encore l’apanage de quelques organisations. Il s'avère en effet que les projets d'automatisation de bout en bout sont complexes à mettre en oeuvre en raison de la multiplicité des interlocuteurs et de l’existant déjà en place.