Christian Poiret, chef de service, secrétaire général de la Direction Générale de la Santé nous fait partager l’expérience des agences dépendant du ministère de la Santé.
Comment avez-vous appréhendé le passage à la GBCP ?
Les agences sanitaires étaient dans l’obligation de revoir leur organisation interne des processus financiers et comptables dans un nouveau SI compatible avec la GBCP pour le 1er janvier 2016.
La direction générale de la santé (DGS), tutelle des agences sanitaires, devait s’assurer qu’elles seraient au rendez-vous, chacune d’elles en ayant la responsabilité conformément au principe de l’autonomie de gestion qui s’applique aux établissements publics.
Comme cette obligation arrivait dans un cadre très contraint de réduction de moyens, nous avons proposé aux agences, afin d’optimiser les moyens humains et financiers, de travailler ensemble sur ce projet, d’autant que dans le même temps la ministre annonçait la fusion de trois agences (l’EPRUS, l’INPES et l’INVS).
… ainsi que la mise en place du nouveau SI et de l’ERP Qualiac ?
Dans un premier temps, il fallait s’assurer que les agences pourraient converger et s’entendre pour adopter une solution informatique commune. Tout l’été 2014 a été consacré à ces travaux. A l’automne, le 5 novembre exactement (c’est une date évidemment importante pour le projet !), les agences ont choisi l’ERP Qualiac, l’un des éditeurs du marché de l’UGAP que nous avions choisie en raison des délais qui s’imposaient à nous. Cette solution est celle qui répondait au maximum des attentes. Cinq agences ont alors accepté de se regrouper pour lancer le projet de réalisation qui a été confié à Capgemini. Pour cette grande première – c’est la première fois que plusieurs établissements se mettent en commun pour construire un SI de cette importance -, les agences ont demandé à la DGS, en tant que tutelle, d’assurer la gouvernance du projet et d’en superviser le pilotage. C’est la mission qui m’a été confiée.
Avec Agnès Ramzi, une collègue chargée des systèmes d’information des agences sanitaires et qui avait co-organisé les ateliers qui ont permis de converger sur l’expression des besoins, nous avons pu constituer une équipe-projet capable de coordonner tous les intervenants. Le projet est porté par les cinq agences qui sont toutes représentées à tous les niveaux : équipe de direction de projet, chefs de projets métiers et SI, référents métiers, … Une méthodologie a été mise en place afin de pouvoir travailler en commun, la difficulté étant de permettre aux cinq agences d’avancer au même rythme, de surmonter quotidiennement les particularités qu’elles mettent en avant et pour cela de faire émerger les compromis acceptables et de les faire adopter.
Aussi, afin de limiter le risque de dépassement des délais, nous avons mis en place une comitologie très rigoureuse et nous nous y sommes tenus.
Il est évident que le vrai défi et la principale difficulté de ce projet sont bien de coordonner les nombreux intervenants (Qualiac pour le logiciel, Capgemini pour l’intégration et la formation, KPMG et E&Y pour les assistances au pilotage et à la maîtrise d’ouvrage) et les représentants des agences. De plus, s’agissant d’un sujet nouveau, l’absence d’expérience des intervenants rendait l’opération plus complexe.
Combien de temps pour aboutir ?
Toute la partie réflexion, de la réalisation du dossier de description globale et détaillée du besoin fonctionnel et technique au choix de la solution Qualiac s’est étalée de juin à novembre 2014. Avec un démarrage fin janvier 2015 de la mise en œuvre du projet, 11 mois ont été nécessaires jusqu’à l’ouverture du système le 4 janvier dernier. La migration des données intervient progressivement depuis la fin 2015, en tenant compte des contraintes métier.
Les bonnes pratiques pour la mise en place d’un tel projet ?
Sur le plan juridique, il fallait résoudre l’acquisition d’un SI devant être partagé financièrement par plusieurs agences avec tous les problèmes de mise en place de protocoles de compensation de charges et de conventions de services inter-agences. Tout cela était un peu nouveau et nous n’avions pas de précédents; il nous a fallu beaucoup nous concerter afin de mettre en place un cadre juridique satisfaisant pour tous.
Chaque agence sanitaire partie au projet est autonome et est particulière, dans ses missions comme pour les moyens dont elle dispose. Aussi, la réussite d’un tel projet exigeait un pilotage fort, impliquant l’ensemble des agences (métiers et SI). Mais ce pilotage, aussi fort soit-il, n’aurait pas suffit ! Il fallait aussi une excellente cohésion des équipes que cimentait l’envie de travailler ensemble. Cette envie a été transmise aux prestataires qui ont tous participé à ce projet avec un très bon esprit de collaboration.
Par ailleurs, les procédures mises en place permettaient un suivi régulier du projet, de faire remonter les difficultés et d’obtenir rapidement de la part des responsables des agences des arbitrages courageux et rapides, c’était là un point crucial car, je le répète, il y avait cinq MOA, chacune d’elles ayant des besoins et des souhaits spécifiques en termes de fonctionnalités. Les séances des comités de pilotage se sont tenues régulièrement, à un rythme soutenu, avec la présence effective de tous les intervenants : c’est très significatif !
Pour conclure, je dirai que ce projet est avant tout une aventure humaine. L’équipe-projet était constituée de volontaires, qui ont beaucoup pris sur leur temps pour accomplir ce travail. La volonté de réussir ne nous a jamais quittés et cet enthousiasme a été communicatif. SIFAS nous a fait découvrir les possibilités de travailler sur des projets communs, malgré les différences dans l’organisation et le fonctionnement des agences. En fait ce qui rapproche les agences est plus fort que ce qui les différencie. On sait désormais que le travail en commun, sur une large échelle, est possible, ce qui ouvre le champ à d’autres mutualisations, notamment dans le domaine des systèmes d’information. Et pour finir, la direction générale de la santé a montré une autre facette de la tutelle, plus proche de ses opérateurs et embarquée à leurs côtés dans leurs projets, aussi difficiles soient-ils ! »
propos recueillis par Daniel Bonnet
