La démat, tout comme d’autres domaines, nécessite une organisation à au moins trois niveaux hiérarchiques dont les deux premiers sont et doivent être spécifiques, donc forcément nouveaux. Le niveau le plus élevé nécessite une présence au comité de direction de par les aspects stratégiques (voir risques évoqués précédemment et qu’il faut systématiquement aborder). Un deuxième niveau apparaît également clairement de façon spécifique comme chef de projet, en tant que manager de ce style de projet de dématérialisation et d’archivage électronique. Pour le reste il faudra savoir s’appuyer sur les ressources déjà existantes dans les différents domaines : technique, juridique, administratif, financier, ressources humaines, conformité, archivage, audit, …
En matière de dénomination de ces nouvelles fonctions, il est encore difficile de faire l’unanimité parmi les nombreux acronymes déjà utilisés. Au niveau du chef de projet, on peut parler de responsable de la dématérialisation ou EDM (Electronic data manager), voir IM (Information manager) ou encore D&IM (Document & Information manager). Le RM ou Records manager, quant à lui, va pouvoir aider ce responsable de la dématérialisation en ce qui concerne les aspects plus spécifiquement liés à l’archivage.
Au niveau direction c’est encore un peu plus difficile. Il fut un temps où on aurait pu parler de CIO (Chief information officer) plus ou moins bien traduit par DSI (Directeur du système d’information) mais qui ne qualifie pas vraiment l’aspect dématérialisation au sens large ni forcément l’aspect protection du patrimoine informationnel. Pour l’instant, retenons CEDO (Chief electronic data officer) qui devra également pouvoir s’appuyer, voire assurer les fonctions du CKO (Chief knowledge officer).
