Bâtir un schéma directeur ou une note de faisabilité tant technique que juridique
Dématérialiser l’information n’est pas une fin en soi. Il s’agit d’une réponse à des besoins clairement identifiés qui se doivent d’être réalisables, tant en regard de la législation et de la réglementation, que des pratiques internes à l’organisation ou encore de sa capacité à s’intégrer au système d’information existant. Afin de compléter cette première étape il est également utile de disposer à ce stade d’un audit juridique/contractuel et d’un audit technique.
Prise en compte de l’existant
Un système de gestion de l’information et des documents doit être conçu en fonction de l’organisme et en regard de ses besoins. Il est primordial d’avoir identifié un certain nombre d’éléments (documents concernés, utilisateurs, processus métier, règlementation…). L’électronique doit répondre à des besoins de gestion, de gouvernance et de rationalisation de l’information. Ainsi la dématérialisation n’est pas la réponse à tous les problèmes de gestion de l’information et des archives que l’on peut appliquer de façon standardisée. Par ailleurs, il sera important d’impliquer l’ensemble des tiers potentiellement impliqués par le processus de dématérialisation envisagé.
Quant à l'archivage électronique il peut être vu comme une conséquence de la dématérialisation. Là encore il ne constitue pas une fin en soi. En effet, l'objectif principal de l'archivage n'est pas de conserver mais bien de retrouver et de pouvoir prouver. Tout comme la dématérialisation, il doit s'intégrer au système d'information quitte à devoir le modifier, entre autres, afin de prendre en compte certaines contraintes.
Conduite du changement
Après avoir identifié l’ensemble des parties amenées à participer au projet ou impactées par le projet, il est absolument indispensable de bâtir une politique de gestion du changement au sein de l’organisation concernée, sans oublier également l’extérieur, afin d’impliquer le plus tôt possible l’ensemble des acteurs concernés. Rappelons s’il en était besoin que bon nombre de projets sont confrontés à un phénomène de refus des utilisateurs, tout simplement en réaction au fait qu’ils n’avaient pas été suffisamment avertis à l’avance des changements induits.
Rédiger l’équivalent d’une pré-politique de dématérialisation et d’archivage
Afin de prendre en compte l’ensemble de ces différentes contraintes, tant techniques que juridiques ou organisationnelles, il est conseillé de rédiger le plus tôt possible ce que l’on pourrait qualifier de pré-politique de dématérialisation et d’archivage. Un tel document doit ainsi lister l’ensemble des contraintes identifiées a priori ainsi que les processus prévus au niveau de la mise en oeuvre, et ce d’un point de vue uniquement fonctionnel. En effet, un processus métier dématérialisé quel qu’il soit, doit impérativement être décrit et préparer l’archivage des documents et des données qu’il traite, et ce dès leur création dans la mesure où l’on souhaite pérenniser l’information contenue dans les documents.
Rappelons à ce sujet que l’archivage électronique doit être en mesure de restituer l’information de façon intacte, intègre (conforme à ce qu’elle était à l’origine) et pour ce faire, il va être nécessaire de mettre en place un d’améliorasystème de gestion qui suit le cycle de vie de l'information et garantit que chaque document et chaque donnée sont systématiquement capturés et/ou enregistrés dans les différents systèmes en assurant cette garantie d'intégrité.
Les analyses sont donc incontournables si l’on considère que la dématérialisation et l’archivage électronique doivent assurer que tous les documents et données seront réunis, identifiés, sélectionnés, classés et conservés sur un support et dans un format adapté dans le but de les exploiter et de les consulter tant au titre de la preuve qu’au titre de l’information. S’agissant d’un domaine relativement complexe, il peut être intéressant dès ce stade de bénéficier d’une assistance à maîtrise d’ouvrage dont les prestations et les conditions d’intervention devront toutefois être bien définies.
