RH
Aujourd’hui, 99 % des documents RH sont digitalisés dans le groupe bancaire. Et l’ensemble des actes de gestion est traité via des processus digitaux : embauches, mutations… 55 entreprises du groupe sont concernées avec un total de 85 000 dossiers de collaborateurs actifs, représentant plusieurs millions de documents numérisés.
Dans le cadre de l’objectif de digitalisation des processus de ressources humaines, le groupe BPCE, qui compte 108 000 collaborateurs, a virtualisé le bureau de ses responsables RH. « Nous souhaitons apporter le meilleur de la relation humaine et du monde digital à nos salariés, indique Claire de Béchillon, responsable SI formation et digital RH du groupe BPCE, et faire porter l’innovation par nos experts RH. La DRH Groupe a initié il y a trois ans la dématérialisation des dossiers du personnel. Nous avons choisi le Bureau Virtuel RH d’ADP qui permet de répondre aux enjeux de sécurisation des données d’intégrité de la documentation RH. »
Les entreprises et les services RH du groupe bancaire français ont participé aux ateliers de conception, notamment pour arriver à un plan de classement commun des documents RH, partagé par toutes les entreprises du groupe. Ainsi en situation de mobilité, les pièces sont simplement transférables par voie numérique à l’entreprise qui accueille le salarié. La mobilité interne est ainsi facilitée. L’unicité des pièces est un enjeu important. La solution permet la reprise des dossiers papier du salarié.
Un autre enjeu est l’instantanéité de l’information entre services RH. Des responsables RH disséminés partout sur le territoire peuvent avoir accès en même temps au dossier du même collaborateur. L’accès aux données est facilité, et l’information circule de façon fluide. Les gains ont été trouvés dans les temps de recherche et de classement des documents, grâce à l’accès immédiat aux informations et l’absence de recherches dans les archives. Ils ont été également trouvés en termes d’espace de stockage physique et de moindre recours à un tiers archiveur, les archives papier ayant été réduites. En effet, jusqu’à 70 % des documents papier du dossier collaborateur sont détruits.
99% des documents sont numérisés
Aujourd’hui, 99 % des documents RH sont digitalisés. L’ensemble des actes de gestion est traité via des processus digitaux : embauches, mutations… La solution Bureau Virtuel RH d’ADP a été déployée dans 55 entreprises. Elle compte 85 000 dossiers de collaborateurs actifs, chacun comprenant entre 80 et 150 pages, représentant plusieurs millions de documents numérisés.
Plus de 1 500 utilisateurs des services RH utilisent l’application. Pour leur confort et pour accélérer la digitalisation des processus et la numérisation des documents, ils sont dotés de deux écrans et d’un scanner. Une fois accompagné, l’utilisateur a une prise en main aisée de l’outil. Fini les tâches fastidieuses de photocopies. « Les services de gestion administrative du personnel ont eu une vraie appétence pour le bureau virtuel, se réjouit Claire de Béchillon. Et il a facilité le dialogue entre services RH. Le BVRH est une première brique de dématérialisation RH. Elle nous a apporté un bon retour sur investissement, en termes de traçabilité, d’efficacité et de sécurisation des informations. C’est un socle solide pour aller vers du tout-numérique. Nous procédons depuis 2015 aux signatures numériques des contrats de travail et de leurs avenants. » Ceux-ci sont versés avec les preuves de signature dans l’espace employeur et dans le coffre-fort électronique du salarié Digiposte, une offre de Docapost (groupe La Poste).
Les fonctionnalités du bureau virtuel RH
La solution choisie par le groupe BPCE offre différents outils pour faciliter le quotidien des RH :
- Archivage numérique automatisé des documents paie et des états déclaratifs N4DS
- Archivage numérique des documents RH au format PDF-A par numérisation ou chargement de fichiers, distinguant les documents individuels et collectifs
- Requêtes thématiques facilitant la consultation des documents
- Gestion des habilitations
- Espace de travail en ligne pour la gestion de dossiers temporaires
- Envoi de documents vers le coffre-fort ADP Digiposte du salarié
- Production d’indicateurs mensuels pour piloter l’activité.
