A l’aide de la même solution, le groupe de santé Clinifutur a bâti un socle de travail collaboratif et facilité le travail de ses équipes comptables dans la gestion et le routage des factures.
Le groupe réunionnais Clinifutur compte plus de 2 000 salariés répartis dans 15 établissements. Il cherche en 2017 à moderniser le traitement de ses factures fournisseurs et à optimiser le partage de données et d’informations entre ses différents sites. La contrainte était de disposer d’un système compatible avec Sage X3 Adonix, la solution de gestion financière du groupe. En outre, le suivi des factures, en particulier des factures de prothèses et de dispositifs médicaux implantables, nécessite une interaction entre la PUI (pharmacie à usage intérieur), le bloc opératoire et la comptabilité. Le processus est d’autant plus délicat à gérer que chaque métier dispose de son propre outil de gestion.
Une cinquantaine de collaborateurs concernés
Le projet concerne une cinquantaine de personnes dont des directions, des opérationnels métiers (pharmacien, chef de bloc, ingénieur biomédical, etc.) et, en bout de chaîne, le pôle comptabilité. Le projet a été initié sur un premier établissement avec M-Files puis un déploiement progressif a été effectué dans les autres établissements. « L’interface de M-Files étant proche de l’Explorateur Windows, la prise en main de la solution est immédiate pour un habitué des outils bureautiques. En partant d’un document concret (la facture), tous les groupes d’acteurs (comptabilité, pharmacie, direction) disposent d’une information de suivi sans devoir s’approprier l’outil de travail de l’autre groupe. Les pharmaciens étaient, par exemple, contraints de se connecter à un système de gestion financière dont l’ergonomie peut les dérouter. A l’inverse, peu de comptables s’aventuraient à se connecter à l’outil de gestion de la pharmacie pour vérifier une information liée à la facturation (livraison, pose, etc.). Tout l’intérêt de M-Files est de proposer un socle commun collaboratif à différents corps de métier », explique Alain Dorseuil, directeur technique chez Maya Consulting, une SSI impliquée dans le projet.
Une information identique pour tous les collaborateurs
M-Files a permis ici de créer des objets tels que les fournisseurs ou les établissements et de les connecter à une base SQL Oracle avec un accès OLEDB. Les échanges se font via une table avec deux demi-interfaces : l’une, côté X3, développée par Softway Medical, et l’autre par Maya Consulting pour M-Files. Le moteur OCR de la solution se charge de préremplir automatiquement les informations qu’il a capturées (date, numéro, échéance, type de facture, etc.). L’établissement concerné est ensuite repéré pour confirmer l’orientation automatique du document. Chaque intervenant reçoit alors des notifications et des tâches relatives à son action sur le document (livraison, validation, saisie et transfert comptable, etc.). « Les factures “en souffrance” sur le bureau des directions sont désormais nettement plus rares que par le passé ! En outre, le fournisseur peut s’adresser à n’importe quel collaborateur de l’entreprise, l’information en retour sera toujours la même : celle fournie par M-Files qui est en mesure de préciser s’il y a un litige, un règlement en cours ou encore une validation en attente de la direction », indique Alain Dorseuil.
La solution a dans un second temps été déployée pour effectuer le suivi des contrats gérés par l’équipe biomédicale, en lien avec l’application métier Optim. Prochains développements envisagés, la dématérialisation fiscale et la validation numérique des devis fournisseurs.
« En partant d’un document concret (la facture),
tous les groupes d’acteurs (comptabilité, pharmacie, direction) disposent d’une information de suivi sans devoir s’approprier l’outil de travail de l’autre groupe . »Alain Dorseuil, Maya Consulting
