Depuis le 1er janvier 2004, la facture électronique peut se substituer à la facture papier comme document légal dans tous les États de l’Union européenne (Directive européenne 2001/115/CE). On parle de “dématérialisation fiscale”. L’objectif est d'optimiser les échanges entre les différents acteurs (émetteur et récepteur), tout en garantissant l'intégrité du document sur l'ensemble du processus et en assurant un archivage légal durant une période préalablement définie (10 ans en France).
La dématérialisation fiscale s’oppose à la dématérialisation simple, qui se limite à numériser une facture papier pour des raisons de commodité. Le document papier est scanné puis mis sous forme numérique à l’aide d’un système de lecture automatique ou reconnaissance automatique de documents (LAD, RAD). La facture peut alors être traitée automatiquement, mais elle n’a pas de valeur juridique. Le destinataire de la facture a donc obligation de conserver le document papier.
Pour pouvoir s’affranchir du papier, tout en respectant le Code général des impôts (CGI), la dématérialisation doit s’effectuer dans un cadrestrict, garantissant que le fichier électronique tenant lieu de facture obéit aux critères du CGI et a donc légalement et fiscalement la même valeur que la facture au format papier. La dématérialisation fiscale de factures peut se faire de deux manières différentes : il s’agit soit d’un document structuré EDI (article 289 bis du CGI), soit d’un document non structuré signé électroniquement (article 289 alinéa V, ou “289-V”).
La LME (Loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie) précise (article 25) que “à compter du 1er janvier 2012, l’Etat, ainsi que les collectivités territoriales qui le souhaitent, accepteront les factures émises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée” selon des modalités de mise en oeuvre fixées par décret. Pour l’État, cette évolution est prise en compte dans le logiciel Chorus ; pour le secteur public local (collectivités territoriales et établissements publics locaux, y compris hospitaliers), c’est le logiciel Helios.
