De l'importation à l'exportation des données

De fait, la capture s’articule autour d’un certain nombre d’étapes clés. Leur but est de fournir aux entreprises le moyen d’obtenir les données destinées à alimenter silos d’informations et applications métiers à travers un workflow optimisé. En première place de cette mécanique figure la numérisation. “Dans un scénario d´extraction de données et de capture, l’importation des données met d’abord en jeu l’entrée de documents issus de scanners, MFP ou répertoires surveillés (poste, réseau local ou Internet)”, détaille, Xavier Sauvan, Regional Marketing Executive chez ABBYY. “Il faut ensuite reconnaître les docments et extraire les données avec prétraitement de l´image, séparation de documents et classification, reconnaissance plein texte et validation automatisée. Puis vient la phase de vérification avec, notamment, la correction des erreurs de classification et un contrôle par rapport aux règles de validation. Enfin, il y a l’exportation de données et de documents dans des processus métiers transactionnels (SGBD, GED, ECM, CRM, ERP, etc.)”. Pour Aline Saponara, responsable commerciale Kodak Document Imaging France, le succès d’une solution de capture de documents commence par une analyse de la forme physique (format, grammage, nature des documents) et du contenu du fond documentaire (quelles sont les informations à extraire ?). “De cette analyse découle la préparation physique des documents qui permettra de déterminer le modèle de scanner adéquat et le nombre de personnes nécessaires au bon déroulement du processus de capture de documents et de données. La numérisation physique, par l’intermédiaire d’un scanner, ou virtuelle, par l’intégration de documents au format électronique dans le référentiel métier, doit être une formalité dans le temps imparti et doit faciliter l’extraction de tout ou partie des données par l’intermédiaire de moteur de lecture codes à barres, OCR, requête à bases de données ou contrôle de cohérence… L’étape qui suit est la validation des données qui, en fonction du degré d’automatisation de la solution de capture, n’est pas obligatoire. La qualité d’image et les outils (intégrés aux scanners) permettant d’obtenir une image “propre”est primordiale pour éviter d’avoir à revenir sur chacun des documents. Enfin les documents et les données sont transférés au format attendu à un ou plusieurs référentiels ou processus métier”.