Contrôle et innovation

“Les solutions d’impression doivent être capables d’apporter à la fois du contrôle et de l’innovation en matière d’information circulante, que ce soit des documents sous un format papier ou électronique”, souligne Sabine Pion. “Ces solutions doivent permettre aux administrateurs des SI et aux utilisateurs de gagner du temps à travers de nouvelles fonctionnalités, supports de leurs processus métiers. Ces solutions d’impression doivent s’intégrer facilement dans les SI grâce à des outils en mode SaaS, accessibles quel que soit le lieu où l’on se trouve, tout en limitant les investissements nécessaires pour les faire fonctionner. Les multifonctions servent de portail pour le partage de l’information circulante vers des applicatifs spécifiques développés pour le besoin des métiers. Les collaborateurs nomades peuvent aussi travailler efficacement et imprimer quel que soit le lieu où ils se trouvent à l’intérieur du réseau sécurisé de l’entreprise”. Au coeur des grandes orientations se trouve la gestion du document, pour laquelle les constructeurs ont une approche plus ou moins élaborée, variant du simple archivage des fichiers à leur indexation et leur l’acheminement vers différents silos dans l’entreprise. Ces fabricants font de leurs solutions un point d’entrée de l’information, dont ils peuvent adapter l’interface aux besoins métiers de l’entreprise. “Pour gagner en efficacité il devient vital pour l’entreprise d’améliorer et de se focaliser sur ses processus métier et la circulation de l’information”, explique Philippe Genty. “Une bonne gestion des documents peut énormément réduire les coûts inutiles. Pour ce faire, on va mettre en oeuvre les outils matériels et logiciels permettant aux utilisateurs de transformer leurs documents papier en documents numériques, de les traiter et de les intégrer directement dans le système d’information de l’entreprise”. Mais sans fil conducteur qui permettrait de se diriger vers une gouvernance documentaire, les possibilités de sousexploiter les ressources des multifonctions ou des scanners dédiés sont nombreuses. Gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance dans le but d’améliorer l’efficacité d’une organisation, devraient être la finalité de toute entreprise. Relever ces défis suppose de procéder par palier, en débutant par l’exploitation du PDF, un standard fournissant un peu plus d’intelligence au document.