De l’intelligence et de la flexibilité
La phase d’acquisition et de routage des données requiert de moins en moins d’intervention humaine. Mais elle nécessite des solutions plus ergonomiques, plus intelligentes et dotées d’une souplesse adaptée aux activités de l’entreprise.
Les offres pour accélérer les processus métiers en capturant tous types de documents et formulaires papier ou électroniques sont nombreuses. OCR, LAD, RAD, autant de technologies maîtrisées par les fabricants de scanners et de multifonctions ou par les éditeurs spécialisés. Les taux de reconnaissance ont atteint le Graal du sans-faute, si bien qu’aujourd’hui les algorithmes servent en plus à détecter la fraude documentaire. Peu de grandes ruptures technologiques étant attendues dans le domaine, les concepteurs se focalisent sur des améliorations. D’abord l’ergonomie du scanner et sa prise en main. Les périphériques de numérisation s’adaptent ainsi au poste de travail et au secteur d’activité de l’entreprise. Il les faut peu encombrants s’ils sont destinés à la numérisation en front office, mais dotés des meilleures fonctionnalités et capables d’orchestrer des workflows même si l’opérateur n’est pas un expert. S’ils sont destinés au traitement en back office, il faut veiller à la facilité d’insertion et de manipulation des documents, des options qui favorisent une production sans interruption. Pour simplifier l’utilisation, les applications web sont privilégiées. L’amélioration du stockage et de l’archivage des données, l’optimisation des traitements de tri, l’efficacité de compression des fichiers sont d’autres domaines où les marges de progrès sont possibles. En outre, la qualité de l’image peut encore être relevée et la vitesse poussée, bien qu’elle atteigne aujourd’hui des cadences satisfaisantes. Mais la rapidité ne suffit plus, les solutions doivent également délivrer une certaine dose d’intelligence, et cela passe par une meilleure analyse des données traitées. La capture ne se contente alors plus d’extraire le contenu mais cherche à le comprendre grâce à des technologies de traitement naturel du langage. C’est la valeur de l’information qui détermine désormais la complexité des traitements.
La capture mobile pour maîtriser le temps réel
Autre tendance de fond, la capture mobile constitue un axe de développement important. Non seulement la dématérialisation dans le Cloud vise la productivité de collaborateurs en situation de mobilité mais elle cherche à optimiser dans les bureaux toutes les tâches concernées par la capture de documents. Loin d’être complexe, la mise en place de tels services est facilitée par la généralisation de l’usage de terminaux mobiles dans les entreprises, à condition de dimensionner précisément les besoins, en particulier au moment de déterminer le nombre d’utilisateurs susceptibles d’avoir accès à la fonction de capture. A la capacité d’intégrer à distance des documents directement dans un portail s’ajoutent de nouveaux services bâtis autour de la gestion intelligente de la donnée et s’appuyant sur le Big Data autant que sur les ressources internes du SI. Le scan to Cloud devient alors un moyen souple de faire circuler l’information et de la traiter en temps réel tout en démultipliant les sources d’approvisionnement en données.
Un traitement pragmatique du courrier, et indissociable de sa conservation
Les dispositifs de LAD et de RAD s’imposent lorsque le courrier entrant traditionnel est un élément stratégique des activités de l’entreprise. Réservée à l’origine aux secteurs des banques et des assurances qui gèrent quotidiennement des centaines de milliers de courriers clients, la digital mailroom s’est adaptée aux structures traitant seulement quelques centaines de courriers par jour, grâce notamment à la mutualisation des services. Mais elle repose toujours sur une plateforme de dématérialisation et de traitement automatique où s’effectuent l’ouverture des lettres, la numérisation des données, puis le tri et l’indexation des documents par typologie avant de les distribuer à leurs destinataires. De ce point de vue, les offres du marché sont mûres, enrichies par une sérieuse offensive de l’open source. Elles savent parfaitement faire dialoguer l’interface des applications de reconnaissance avec celle d’un CRM, un ERP ou une base de données en s’appuyant sur des logiciels de classification effectuée selon le contenu du courrier. Mais comme pour l’email, l’enjeu de ces traitements demeure la conservation et l’archivage du courrier, autant dans le but de gérer les preuves que les entreprises devraient produire que de faciliter les circuits décisionnels ou informationnels, en fonction des priorités de chaque organisation.
