Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier

Le groupe Bouygues Construction s’est lancé dans la mise en œuvre d’une application de gestion de ses archives électroniques et papier. La solution repose sur EverSuite Compliance d’Ever Team et concernera à terme 53000 collaborateurs dans 80 pays.

Chez Bouygues Construction le système d’archivage était à bout de souffle : l’application développée en interne était devenue obsolète, aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité de documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils avaient été créés.

100 kilomètres d’archives papier

La mise en place d’EverSuite Compliance avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire, avec un enjeu de taille, gérer la mixité des archives et traiter les fortes volumétries associées au projet : 100 km linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents. Le logiciel a également été intégré au SI pour simplifier le versement des archives. Un connecteur avec les tiers archiveurs partenaires de l’entreprise est à l’étude.

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs : les assistantes qui gèrent les informations chantier, le service client et après-ventes pour la gestion des contentieux, les services administratifs pour la documentation courante et les records managers qui gèrent les archives.

Fin du projet dans un an

Le lancement d’un premier lot du projet a été effectué avec un accompagnement au changement pour faciliter la prise en main de l’outil. Premiers gains tangibles pour les utilisateurs, confort d’utilisation et optimisation de la recherche des documents comme des archives. Le groupe de BTP poursuit le déploiement de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble de ses filiales. Le projet devrait être totalement finalisé dans les douze prochains mois.