AVIS D’EXPERT – Les vertus de la politique de conservation et de destruction de documents

Marlène Cailleau,
Iron Mountain

La maîtrise du cycle de vie de l’information est déterminante pour répondre aux exigences de conformité. Marlène Cailleau, responsable gouvernance de l’information & DPO Europe de l’Ouest chez Iron Mountain, explique comment une politique de conservation et de destruction de documents améliore la qualité de service.

« Pour répondre aux besoins exprimés par les acteurs de la numérisation, l’Afnor Certification a créé en France la norme NF 544. Cette certification NF 544 correspond à un service de prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier. Cette nouvelle certification change le paysage des tiers archiveurs. En effet, dans ce cadre, la copie numérique fiable est désormais reconnue par le législateur comme ayant la même valeur probante que celle de l’original papier. Le document numérique, offrant de nouvelles garanties quant aux respects du contenu et de la forme, est garanti fiable et sans altération possible. Ainsi, pour optimiser sa qualité de service, la première question à se poser est celle de conservation. Cette nouvelle norme permet de faire émerger de nouvelles stratégies de conservation du document. L’entreprise peut alors faire le choix d’investir dans une copie fiable numérique de son document. De ce fait, cette migration de support permet la destruction du papier tout en respectant la loi.

Des contraintes réglementaires à prendre en compte

La conservation et la destruction de document imposent tout un panel de contraintes réglementaires. Suivant la typologie du document à détruire, l’entreprise doit se référer au bon texte de loi. D’ailleurs, lorsqu’on parle de données de conservation, il faut être vigilant à la fois aux données papier mais aussi aux données/data numériques : la destruction de document ne se résume pas à détruire le papier ! La mauvaise habitude de tout conserver « au cas où » va devoir prendre fin et faire place à une réelle gouvernance.

Au contraire, l’application du RGPD impose un niveau plus élevé́ de protection de la vie privée pour les données collectées auprès de toute personne résidant dans l’UE. De ce fait, l’entreprise ne peut conserver plus que nécessaire. En outre, grâce à la norme NF 544, les entreprises ne sont plus obligées de conserver la version papier du document.

Une bonne conservation de documents, un atout pour l’entreprise

Le fait de faire migrer de support le document permet de rendre l’entreprise plus agile. Passer au numérique permet de sécuriser une procédure par le cryptage par exemple. La technologie est au service de la confiance au sein d’une chaine de valeur, de la même manière qu’une approche blockchain.

La tenue de politiques précises de conservation des documents permet de préserver uniquement les informations devant être conservées, supprimer en toute confiance les informations inutiles, accéder de manière simplifiée et rapide aux données utiles au moment voulu, réduire considérablement les risques d’amendes, respecter la législation relative aux durées de conservation et économiser sur les coûts du stockage électronique et physique. »