AVIS D’EXPERT – « Les ‘’records’ sont des documents qui possèdent une valeur qui justifie leur conservation. »

AVIS D’EXPERT

« Les ‘’records’ sont des documents qui possèdent une valeur qui justifie leur conservation. »

Marie-Anne Chabin, expert indépendant en archivage managérial

Une fois qu’un document est produit, il n’y a guère que deux types d’opérations humaines pertinentes que l’on peut faire avec : utiliser son contenu, pour acquérir des connaissances ou pour produire d’autres informations, ou alors préserver le document, c’est-à-dire gérer ensemble le support et son contenu pour que le document puisse être réutilisé, quelques années voire des siècles plus tard. Le «records management» relève très exactement de ce dernier point, c’est-à-dire organiser la conservation des documents qu’on veut pourvoir réutiliser ultérieurement, autrement dit les documents que l’on archive ; il ne s’agit pas toutefois de tous les documents ; le champ du records management est précisément les documents de preuve et de gestion pour leur détenteur. Il ne concerne pas les archives historiques.

Le terme archives en français est ambigu car il désigne à la fois les archives historiques (archives en anglais) et les documents engageants que les entreprises doivent archiver pour satisfaire à leurs obligations légales, défendre leurs droits et gérer leur mémoire (records en anglais). Le terme archivage qui veut bien dire «classer dans les archives» est régulièrement utiliser dans les entreprises et aussi par les éditeurs de solutions logicielles ou les prestataires de service de stockage. Même s’il a trop souvent encore un sens purement logistique ou physique, «archivage» est le meilleur terme français pour faire comprendre ce qu’est le records management. La traduction française de «records management» est soit «gestion de l’archivage», soit «archivage managérial».

Les records sont des documents qui possèdent une valeur qui justifie leur conservation, et ils doivent être archivés dès qu’ils acquièrent cette valeur, le plus souvent au moment de leur production, parfois en différé en fonction de leur rôle dans un dossier ou du contexte qui actualise cette valeur. Un bon système de records management est un système où les documents qui présentent une valeur de conservation à l’échelle de l’entreprise ou de l’organisme sont archivés dès l’acquisition de cette valeur. C’est également un système où tous les documents conservés ont été qualifiés et où cette qualification justifie la conservation.