William Menant, Ingénieur Archivage Électronique chez Arkheos.
La messagerie électronique est l’outil le plus utilisé dans l’entreprise, et est devenue incontournable, universelle et obligatoire. 205 milliards d’e-mails ont été échangés dans le monde en 2015, et les prévisions font état de 246 milliards d’ici 2019.
La France compte pour 1,4 milliard d’e-mails hors Spam (Radicati Group, mars 2015). En milieu professionnel, un individu reçoit en moyenne 45 mails par jour [Etude EMA BtoB, Ed. 2015]. Et enfin, trois-quarts des échanges professionnels, que ce soit avec les clients ou entre collègues, se font par messagerie. Elle remplace le courrier à plus d’un titre parce que simple, directe, rapide et efficace. Elle transmet de plus en plus de documents contractuels, que ce soit en messagerie interne (entre services de l’entreprise) ou en messagerie externe (avec d’autres entreprises). Et pourtant, l’essentiel des mails reste non classé, dans les messageries, au lieu d’être archivé en bonne et due forme.
Une législation anglo-saxonne très stricte…
Le législateur américain en a déduit, après quelques “affaires” (Enron, par exemple) qu’il était nécessaire d’archiver les messageries électroniques. Il en a fait un texte constitutionnel, l’Act « Sarbanes Oxley » obligeant les sociétés non seulement à archiver tous les courriels de la messagerie mais encore à se doter d’un outil spécifique normalisé permettant à des personnes gouvernementales autorisées de consulter et de rechercher tout courriel.
Cela a été introduit en Europe par les éditeurs de logiciels américains sous le vocable d’archivage « légal », mais en fait cet archivage n’est obligatoire et légal que pour les entreprises américaines ou pour celles qui sont cotées sur une bourse américaine. Il est vrai cependant qu’en Europe, le droit britannique a choisi la même voie que le droit des USA.
Une législation française… en devenir
En revanche, sur le continent et particulièrement en France, aucune loi ne concerne directement l’archivage électronique en dehors des règles plus ou moins respectées destinées à protéger la sphère privée. On a seulement légiféré sur la valeur du document électronique et ses conditions : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Loi du 13 mars 2000.
La simple lecture de cette loi montre que les courriels électroniques qui représentent plus de 80% de la communication de l’entreprise en interne et en externe devraient être l’objet de soins particuliers et d’un niveau au moins équivalent à ceux qui sont apportés aux documents sur papier.
