AVIS D’EXPERT
Hervé Streiff,
responsable R & D chez Locarchives
« La destruction systématique n’est ni souhaitable ni recommandée »
- Qu’est-ce qui différencie la norme NF Z 42-026 de la norme NF Z 42-013 ?
Elle complète la norme NF Z 42-013 et ses règles de certification NF 461, qui précisent les conditions de mise en œuvre d’un SAE pour préserver les documents numériques et exige que le processus de numérisation soit couplé au SAE. Les deux normes traitent chacune un périmètre spécifique : la NF Z 42-026 fixe les bonnes pratiques qui permettent d’obtenir des copies fiables, et la NF Z 42-013 établit les règles de préservation de la pérennité de ces copies. Les prestataires certifiés NF Z 42-013 pour leur chaîne de numérisation et leur SAE sont qualifiés pour procéder à la numérisation fiable des documents.
- Concrètement, comment mettre en œuvre une solution de numérisation fiable ?
Quatre critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable. Tout d’abord des profils de numérisation adaptés à chaque typologie de documents doivent être définis par des tests. Cela permet de qualifier la chaîne et d’identifier les risques en termes de fidélité (résolution, colorimétrie, etc.). Pour justifier la fiabilité de la numérisation, un PV de conformité associé à une convention de numérisation doit être établi pour chaque lot numérisé, afin de qualifier la numérisation (profil retenu, contrôles réalisés, etc.). Enfin, l’ensemble des éléments de preuve doivent être scellés par une empreinte et horodatés, puis conservés aussi longtemps que le document numérisé lui-même, afin d’assurer la chaîne complète de traçabilité. Il est conseillé d’exiger une attestation de numérisation encapsulant tous les éléments de preuve et de la conserver dans un SAE. Enfin, les copies numériques doivent être préservées dans un SAE à vocation probatoire.
- Les entreprises peuvent-elles dès maintenant détruire systématiquement leurs documents papier après numérisation ?
Sur le principe, oui, la législation l’autorise. Toutefois la destruction systématique n’est ni souhaitable ni recommandée. Il est prudent de se laisser un temps d’observation afin de voir comment les juges vont interpréter les cas qui leur seront soumis. C’est indéniable, la nouvelle norme renforce la confiance numérique et ouvre de nouvelles perspectives. Pour une entreprise, c’est d’abord l’opportunité de repenser ses modes de gestion en s’interrogeant sur les risques propres à chaque typologie de documents. Dans la grande majorité des cas, les documents peuvent effectivement être détruits une fois les contrôles qualité post-numérisation réalisés. C’est le cas des copies de pièces justificatives par exemple, qui ne font courir aucun risque à l’entreprise. Pour les documents plus sensibles, il est pertinent de conserver les originaux papier et leurs copies numériques afin de diversifier ses risques.
