AVIS D’EXPERT
Gilles Sauvagnat, directeur d’Altexence,
conseil & intégrateur de solutions informatiques spécialisées
D’une GED locale à une GED en SaaS
Le mode SaaS est-il l’avenir de la GED ?
Il paraît difficile de considérer le mode Saas comme le seul avenir de la GED. Par contre, il est indéniable que c’est un axe fort de développement. Ce phénomène s’appuie sur deux évolutions majeures. D’abord, de plus en plus de structures comprennent que le traitement du document coûte cher et qu’un projet de GED permet de réduire ces coûts de manière plus ou moins drastique en fonction de la solution et du projet mis en œuvre. Ensuite, les dirigeants d’entreprise prennent conscience que l’exploitation de solutions informatiques nécessite des moyens technologiques et humains importants pour garantir disponibilité et sécurité sans interruption. Le mode SaaS présente donc une excellente opportunité, voire le seul moyen pour mettre en œuvre une GED à un coût totalement maîtrisé.
Comment l’entreprise doit-elle aborder le volet sécurité avec une GED dans le Cloud ?
Tout dépend de ce que recouvre la notion de sécurité documentaire pour l’entreprise. Plus globalement, il s’agit de déterminer quelles procédures garantissent le niveau de sécurité défini dans l’entreprise. A partir de ces informations, on est en mesure de choisir le fournisseur ad hoc et mettre en œuvre les modes d’accès et les protections adaptées. Il y a toutefois de nombreux points à analyser, par exemple, les procédures de sauvegarde mises en œuvre, les redondances, la garantie de restauration, les délais correspondants aux opérations, les protocoles de sécurité mis en œuvre, les niveaux d’authentification, le chiffrement des données, la clause de réversibilité, etc..
Quels sont les points à ne pas négliger lorsqu’on passe d’une GED locale à une GED SaaS ?
L’impact technico-fonctionnel est le premier point à ne pas négliger. Il n’est pas sans conséquence. Par exemple, lorsqu’une connexion avec un annuaire d’entreprise n’est pas supportée ou complexe à mettre en œuvre, il faut accepter dans ce cas que l’accès à la GED passe par une connexion spécifique qui ne se fera pas automatiquement à partir de Windows. Autre exemple, l’interrogation d’une base de données dans le Cloud ne pourra pas se faire en temps réel, et sauf à risquer de dégrader les temps de réponse et avoir un rendu utilisateur médiocre, il faut penser les workflows et les échanges avec le SI en tenant compte des contraintes techniques. Pour des fonctionnalités basiques, si les impacts sont négligeables, voire inexistants, ils peuvent être réels lorsque l’architecture et les interactions sont complexes. Enfin, point très important : s’assurer malgré l’évolution des technologies et des offres, d’être dans une zone disposant d’un service Internet garantissant débit et disponibilité.
