AVIS D’EXPERT
Christine Foret, consulting manager Dématérialisation chez Sollan France
“Les entreprises ont encore besoin d’appréhender le sujet.”
Comment percevez-vous le marché de la facture dématérialisée en France, quels sont les freins éventuels ?
Compte-tenu de la proactivité des pouvoirs publics et de la multiplication des projets sur le terrain, difficile de ne pas lui prédire un avenir proche plutôt florissant. Avec la nouvelle réglementation, l’enjeu devient stratégique pour les entreprises publiques et privées concernées. Il s’agit à fois de se mettre en conformité, et donc de préserver leurs intérêts, également d’être en capacité de se différencier, de rendre possibles ou de pérenniser leurs relations commerciales. Concernant les freins, nous constatons encore une certaine crainte liée généralement à l’aspect “intangible” du numérique, à la méconnaissance du cadre légal, ou encore à la problématique du déploiement aux contreparties commerciales. Mais je parlerais plutôt de “délai d’adaptation nécessaire” pour permettre aux organisations de bien appréhender le sujet et de mettre en place de manière sereine et pérenne la dématérialisation de la facture, et les moyens de sa conservation.
Quels sont les gains de productivité délivrés par un projet de dématérialisation de factures ?
Il y a d’abord l’optimisation des processus de traitement : en phase d’acquisition, de contrôle et d’intégration, le numérique facilite l’accès, le partage et la circulation de l’information. Par exemple, dans un contexte d’entreprise décentralisée ou laissant une autonomie de fonctionnement à ses unités, la dématérialisation permet de s’affranchir des distances et de donner accès aux valideurs repartis sur le territoire ou en mobilité. Les objectifs de réduction des délais de traitement sont évidemment majeurs pour la gestion financière des entreprises, et plus généralement pour notre économie. Il y a ensuite la réduction des coûts sur l’impression des documents, la mise sous pli, l’affranchissement, l’acheminement, le traitement à réception, les contrôles et rapprochements, l’intégration, la gestion des erreurs et des litiges, l’archivage, la restitution. Il est désormais démontré, lorsque les projets sont bien menés, que, selon le niveau de dématérialisation mis en œuvre, environ 55 à 70% de réduction des coûts de traitement des factures peuvent être atteints. Enfin, la création de valeur se mesure sur les plans de l’accroissement de la qualité de l’information, des nouveaux services, des nouveaux métiers, de la différenciation.
Quelles sont les questions essentielles qu’une entreprise doit se poser avant de choisir un prestataire ?
Les prestataires sont nombreux et divers. Choisir avec pertinence n’est pas aisé pour les entreprises. D’autant que les périmètres de responsabilités se chevauchent. Dans tous les cas, quelles que soient la taille de l’organisation et la nature du projet, il est fondamental que l’entreprise ait déterminé les procédés de sécurisation des factures électroniques qu’elle souhaite retenir : fichier structuré de type EDI, XML ? Signature électronique ? Etablissement d’une piste d’audit fiable ? Il arrive fréquemment que plusieurs procédés cohabitent. Sans oublier l’archivage électronique et la restitution des pièces. Elle doit également anticiper son déploiement et les caractéristiques qu’il présente, afin de mettre en vis-à-vis des fonctionnalités ou des services adaptés. C’est alors qu’elle pourra cibler, consulter et choisir son ou ses prestataires.
