«Archiver ses mails c'est aussi gérer le volet humain»

Aditia Lease, société de location et service informatique auprès des entreprises, dont les mails constituent 90% de ses échanges avec l’extérieur, a entamé une démarche en plusieurs étapes vers la dématérialisation de l’ensemble de sa chaîne documentaire. Avec une activité qui génère une quantité importante de papier (20 000 documents par an), Aditia Lease voit son flux documentaire augmenter de 20% chaque année. Eté 2012, ses dossiers sont encore archivés physiquement au sein du service administratif. “La première étape a consisté à sélectionner un logiciel de GED répondant à nos critères techniques et fonctionnels”, explique Jérôme Meunier, Président d’Aditia Lease. “Nous avons testé le logiciel DocuWare puis validé qu’il était conforme à nos attentes, qu’il s’intégrait facilement avec nos logiciels de gestion et de messagerie, en particulier pour l’archivage des e-mails, qui constituent la majorité de nos échanges avec nos clients, partenaires et fournisseurs”. Dans le cahier des charges, l’archivage des e-mails depuis Outlook, l’intégration avec le CRM en place et le portail de l’entreprise pour partager les documents avec les clients. Après un audit et la réalisation d’une maquette par un intégrateur, l’entreprise a implémenté l’ensemble des outils, puis formé les utilisateurs et vient de procéder à la mise en production. Il a fallu d’abord convaincre ces utilisateurs de stocker leurs messages dans un système tiers, alors que chacun avait l’habitude d’utiliser Outlook comme une GED personnelle. DocuWare dispose d’une boîte à outils, et en particulier d’un système d’URL variables permettant la connexion au portail du client. Avec une base mise à jour au fil de l’eau, Aditia fait le choix de numériser tous leurs dossiers en cours de traitement mais de différer la reprise de leur historique, étape trop coûteuse et trop chronophage. Seuls les documents à forte criticité sont conservés sous format papier. Les autres sont uniquement disponibles sous forme numérique. La phase la plus délicate dans ce projet est restée pour Aditia la conduite du changement : “l’utilisation de l’outil a modifié notre organisation interne et nos habitudes de fonctionnement. Il a fallu s’adapter à ces nouvelles procédures”.