La loi conférant à certaines archives une valeur probante, les entreprises doiven pouvoir les produire, notamment en cas de contrôle de l’administration, de litige ou à la demande d’un tribunal. Qu’il s’agisse de papier ou de documents dématérialisés, l’archivage doit respecter les recommandations de la norme NF Z 42-013. Dans le cas de la dématérialisation, on parle d’ “archivage électronique”. Les entreprises peuvent, pour cela, recourir à des spécialistes, appelés “tiers archiveurs de confiance”. Un tiers archiveur assure la sécurité physique et informatique des données et des échanges (coffre-fort électronique), et garantit la restitution des documents et archives de ses clients, la communication des archives demandées en recherche, la protection des informations, etc.
Parce que les logiciels évoluent et que les formats de fichiers se multiplient, une part importante des documents conservés électroniquement risque de ne plus être accessible et correctement interprétable dans quelques années, puisque les documents sont dépendants des versions logicielles qui ont servi à leur création. C’est pour pallier ce risque qu’a été créée l’initiative PDF/A (norme ISO 19005-1). Officiellement adopté fin 2005, ce format de fichier est le premier garantissant comme standard ISO que les documents créés aujourd’hui pourront être ouverts et utilisés également dans le futur.
